Metadaten
Das Herzstück jedes DAM-Systems sind die Metadaten. Metadaten sind zusätzliche Informationen, die an den Assets gespeichert werden. Cavok bietet umfangreiche Möglichkeiten für größtmögliche Flexbilität und Effizienz im Umgang mit Metadaten.
Individuelle Metadaten anlegen
Neben klassischen Metadatenstandards wie IPTC/XMP, EXIF oder ID3 können im Cavok DAM auch ganz individuelle Metadaten angelegt werden. Diese können zum Beispiel fachspezifische Standards wie Artikelnummern, ISBN oder eigene Schlagwortlisten sein.
Nur die relevanten Metadaten sehen
Abhängig vom Inhalt eines Metadatenfeldes, können andere Felder automatisch ein- und ausgeblendet werden. So sehen Nutzer nur die Metadaten, die sie wirklich brauchen.
Auch ob Metadaten von bestimmten Nutzerrollen gesehen und auch geändert werden können, regelt die einzigartige Funktion der kontextabhängigen Metadaten in Cavok automatisch.
Metadaten automatisch zuordnen
Individuelle Metadaten können nicht nur an einzelnen Dateien, sondern auch an Ordnern und Kategorien hinterlegt werden. Diese werden dann automatisch an alle sich darin befindenden Dateien vererbt. Durch die Zuordnung in verschiedene Kategorien, kann eine Datei so schnell mehrere unterschiedliche Metadatenwerte erhalten.
Metadaten können Workflows auslösen
Wird ein Metadatenfeld in Cavok auf einen bestimmten Wert geändert, kann ein automatischer Workflow ausgelöst werden. Zum Beispiel kann eine Datei durch die Änderung des Metadatenfeldes "Freigabe" direkt im verknüpften Brandportal veröffentlicht werden.
Automatische Zuordnung in intelligente Kategorien
Dateien lassen sich automatisch bestimmten Kategorien zuordnen. Dies geschieht über die Eingabe der Metadaten und eingerichteten Workflows. Alle Dateien, die auf eine Freigabe warten, können z. B. in einer intelligenten Kategorie gesammelt werden.
Metadaten in unterschiedlichen Sprachen anlegen
Auf Wunsch kann Cavok die Übersetzung von Metadaten automatisiert ausführen. Damit können z. B. Keywords in verschiedene Sprachen übersetzt und im System hinterlegt werden - Eine Schnittstelle zu DeepL macht es möglich.
Schnellauswahlfelder für eine schnelle Eingabe
Metadatenfelder können nicht nur als reine Textfelder darstellt werden, sondern auch als Checkbox, Auswahlfeld, Mehrfachauswahl, Datumsfeld oder hierarchisches Auswahlfeld. Das erleichtert Nutzern das Ausfüllen enorm.
Metadaten mit Icons darstellen
Um das Auffinden gewünschter Dateien zu erleichtern, können Metadatenwerte auf dem Bildschirm als beliebige Symbole dargestellt werden.
Bilder, deren Lizenz abgelaufen ist, können zum Beispiel mit einem Stoppschild markiert werden oder Layouts, die noch nicht freigegeben sind, erhalten ein Fragezeichen.
Eingabe über kontrollierte Vokabulare & Taxonomien
Ein kontrolliertes Vokabular hilft, Eingabefehler zu vermeiden und Metadaten gleichförmig, maschinenlesbar den Assets im DAM-System zuzuweisen. Diese kontrollierten Vokabulare kann Cavok aus anderen Systemen, z.B. einem Warenwirtschafts- oder Shopsystem beziehen.
Die Struktur der Metadaten lässt sich durch übergreifende Thesauren und Taxonomien festlegen. Nach Auswahl des übergeordneten Begriffs können z. B. erst die passenden Unterbegriffe ausgewählt werden.
Automatisches Geotagging
Die automatisch generierten Geo Metadaten werden in Form einer Karte direkt in Cavok dargestellt. Nach Bedarf kann eine Route zum gewünschten Ort berechnet werden.
