Organisieren

Cavok hilft Ihnen dabei, Ihre Dateien besser zu organisieren. Dafür bietet das DAM-System mehrere Möglichkeiten: Arbeiten Sie wie gewohnt mit der bekannten Ordnerstruktur oder lösen Sie sich von dieser klassischen Struktur und gehen Sie neue Wege.

Wie gewohnt auf dem Fileserver arbeiten

Cavok ist eines der wenigen DAM-Systeme, die das Arbeiten in der gewohnten Ordnerstruktur des Fileservers ermöglicht. Für viele Nutzer stellt diese gewohnte Art der Datenorganisation nach wie vor die einfachste Arbeitsweise dar.

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Auf dem Fileserver überwacht ein Cavok-Dienst das Dateisystem und registriert sofort jede Änderung, z.B. das Erzeugen, Bewegen, Löschen, Umbenennen von Verzeichnissen und Dateien. Statt permanent die Serverfestplatten zu crawlen bzw. zu scannen, werden Änderungen sofort und unmittelbar ohne Zeitverzögerung erkannt und im DAM-System dargestellt. Jeder Nutzer kann sich daher zwischen der Fileservernutzung und Nutzung über den Webbrowser entscheiden, und sieht überall den aktuellen Datenstand.

Kategorie-Ordner erstellen, ohne die Grundstruktur zu beeinflussen

Kategorien sind eigene “virtuelle” Ordner, deren Inhalt aus vielen verschiedenen Dateien aus unterschiedlichen Ordnern bestehen kann. Eine Datei kann mehreren Kategorien zugeordnet werden, ohne dass dabei Dubletten erzeugt werden.

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Die einer Kategorie zugeordnete Datei bleibt im Ordner der klassischen Ordnerstruktur gespeichert. Sie ist lediglich zusätzlich über die jeweilige Kategorie auffindbar. So können Nutzer sich ihre eigene Struktur schaffen, ohne die Gesamtstruktur für alle anderen Nutzer zu beeinflussen.

Kategorie-Ordner erstellen, ohne die Grundstruktur zu beeinflussen

Stapelansicht für eine bessere Übersicht

Assets können visuell zu einem "Stapel" gruppiert werden. Zum Beispiel lassen sich alle Bilder eines Produktshootings zu einem Stapel zusammenfassen. Dadurch wird die Benutzeroberfläche übersichtlicher und Nutzer sehen direkt welche Bilder zusammengehören.

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Jeder Stapel verfügt über ein Titelbild. In der Detailansicht sind alle durch Relationen miteinander verknüpften Assets sichtbar. Die Ansicht kann vom Nutzer jederzeit umgestellt werden, sodass er: 1. alle Bilder, 2. alle Stapel oder 3. alle Stapel und alle Bilder, die nicht einem Stapel angehören sehen kann.

Daten auf lange Zeit in Medienarchiven sichern

Abgeschlossene Projekte und Daten, die länger nicht genutzt wurden, können von Cavok automatisch in ein Disk-, Tape- oder Cloud-Archiv verschoben werden. Der Clou: Metadaten und Vorschauen von Dateien können in Cavok bleiben und nur die hochaufgelösten Originale werden ausgelagert.

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Archivierte Dateien können in Cavok also sichtbar und auffindbar bleiben, werden aber in der Benutzeroberfläche mit einer deutlichen, grafischen Markierung versehen. Über das Aktions-Menü im Digital Asset Management System können archivierte Dateien mit einem Klick aus dem Archiv zurückgeholt werden und stehen dann direkt wieder zur Verfügung. Die Archivierung kann z.B. mit Archiware P5 oder anderen Systemen erfolgen.

Daten auf lange Zeit in Medienarchiven sichern

Mehrere Dateien gleichzeitig verarbeiten

Mit Hilfe der Stapelverarbeitung können zum Beispiel mehrere Dateien gleichzeitig umbenannt werden. Dabei ist es möglich Sequenzindexzahlen- oder Buchstaben, Metadaten, Ordnernamen und vieles mehr anzuhängen. Auch die Konvertierung wird mit dieser Funktion in Sekunden erledigt.

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