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Durch automatische Workflows hat die Grube KG mehr Zeit für ihre Kunden

Grube Kg automatisiert Workflows mit dem Cavok DAM-System
Die Grube KG bietet alles rund um Forstausrüstung und Jagdbedarf an. Das bereits 1945 gegründete international tätige Handelsunter-nehmen setzt dabei seit vielen Jahren erfolgreich auf den eigenen Webshop als Vertriebskanal. Das kommt dem Familienbetrieb im Herzen der Lüneburger Heide in der aktuellen Corona-Krise zugute: „Im Vergleich zum Vorjahr verzeichnen wir aktuell rund 60 Prozent gestiegene Nachfrage in unserem Online-Shop", erläutert Alexander Zindler, Head of E-Business bei Grube KG. Seit 2018 nutzt Grube das Digital Asset Management System Cavok, um den Überblick über die Produktbilder der rund 25.000 angebotenen Produkte im Bereich Forstausrüstung und Jagdbedarf zu behalten. Denn anders als im Ladengeschäft, sind gute Bilder im Webshop verkaufsentscheidend.

Warum gute Webshop-Bilder wichtig sind

Während Kunden im Laden Artikel betrachten und anfassen können, helfen im E-Commerce umfassende Produktinformationen und Bilder des Produkts bei der Kaufentscheidung. Neben einem einfachen Produktbild sollten zusätzlich Detailbilder und Fotos oder Videos, die den Artikel in Benutzung zeigen, präsentiert werden. Grube KG bietet in seinem Webshop rund 25.000 Produkte an und zu fast jedem existieren mehrere Bilder. Dabei shootet Grube selbst normalerweise zweimal pro Jahr und greift zudem auf Bilder der angebotenen Hersteller zurück. Neben reinen Produktbildern kommen auch Imagebilder hinzu, die das Marketing-Team noch anderweitig verwendet – zum Beispiel auf den Social-Media-Kanälen des Unternehmens oder im gedruckten Produktkatalog.

Bei 25.000 Produkten den Überblick behalten?

„Vor allem die breite Schnittstellenaufstellung hat uns überzeugt. Wir konnten das Projekt sehr schnell umsetzen und Cavok bei uns in Betrieb nehmen."

Alexander Zindler

„Früher lagen sämtliche Bilder einfach im Dateisystem ab und wurden in einer klassischen Ordnerstruktur wegsortiert, und die Bilder erhielten die Artikelnummer als Dateinamen.", erzählt Alexander Zindler. „Wenn ein Bild für drei Artikel genutzt wurde, führte dieses System dazu, dass das Bild dann auch dreimal jeweils mit der neuen Artikelnummer abgelegt wurde. Da kamen dann auch unsere Computer durcheinander, die Probleme hatten mehr als 30.000 Dateien in einem Verzeichnis ordentlich zu lesen", so Zindler. Besonders der Marketingbereich hatte damals Schwierigkeiten Bilder wiederzufinden: „Jedes Mal, wenn wir irgendwo Marketingbilder gebraucht haben, mussten wir 5000 Bilder manuell durchgucken in der Hoffnung beim Stöbern irgendwo eins zu finden, das unseren Vorstellungen entspricht." Um diesen Zustand zu ändern, war Herrn Zindler schnell klar, dass zusätzlich zu dem Product Information Maagement System (PIM), welches zwar sämtliche Produktdaten zentral verwaltet, ein größeres Digital Asset Management System (DAM) für die Verwaltung der Bilder und weiteren Mediendateien
nötig wurde. Nachdem die Implementierung des DAM-Systems eines anderen Anbieters scheiterte, weil viele Workflows nicht so eingebaut werden konnten wie erwartet, wurde Herr Zindler durch einen Tipp auf das DAM-System Cavok aufmerksam:

Wie ein DAM-System für Ordnung sorgt 

DCavok dient dazu, Workflows zu automatisieren, Daten zentral zu speichern und Dubletten zu vermeiden und so die Zusammenarbeit mit internen und externen Kollegen auch standort-übergreifend zu erleichtern. Eine Besonderheit von Cavok ist seine Fähigkeit, sich durch seine einzigartige Architektur tief in andere Softwarelösungen wie etwa Webshops oder PIM-Systeme integrieren zu können und so zur Kollaborationssoftware und zentralen Austauschplatz für alle digitalen Assets zu werden. Mit Hilfe von den an Dateien hinterlegten Metadaten und intelligenten Suchfunktionen lassen sich in einem DAM-System klassische hierarchische Ordnerstrukturen auflösen. Bei Cavok lassen sich Metadaten individuell konfigurieren. Ein reines Produktbild wird bei Grube lediglich mit der Artikelnummer des Produkts verschlagwortet. Produkt und Bild werden dann im PIM-System automatisch miteinander verknüpft. Anders sieht es bei den Imagebildern aus, erklärt Alexander Zindler: „Ein Bild, das aus Marketingsicht auch anderweitig
verwendet werden kann, wird entsprechend verschlagwortet, damit wir es nachher auch in einer Recherche wiederfinden können."

Cavok kommuniziert mit anderen Systemen

Im Zuge der Implementierung hat Alexander Zindler ein Regelwerk aufgestellt, welches Dateiformat im jeweiligen Zielsystem benötigt wird. Cavok DAM wandelt Bilder und Dateien bedarfsgerecht um und ändert Größe, Farbraum oder Quellformat automatisch und übermittelt diese an das von Grube genutzte Content Deliver y Network, welches auch den Webshop mit Bildern versorgt. „Dabei ist entscheidend, dass bei unserem System kein Vorgang manuell oder zyklisch angestoßen werden muss", erläutert PEAK-14 Geschäftsführer Gunter Leonhardt die Vorteile dieser Anbindung. „Der Mechanismus ist eventbasiert und tritt sofort in Aktion, wenn eine Datei geändert wird. Das heißt die Dateien sind nahezu in Echtzeit in veränderter Form auf dem Zielsystem sichtbar – in diesem Fall also im Webshop."

Schnelle Umsetzung und mehrsprachige Verschlagwortung

„Durch die ordentliche Verschlagwortung findet man jetzt bei einer Recherche direkt das passende Bild oder eine passende Bildauswahl, das spart uns enorm Zeit."

Alexander Zindler
„Uns hat bei Cavok vor allem überrascht, wie gut das System von Haus aus schon auf unseren erhofften Zielworkflow gepasst hat. Wir haben nur wenige technische Anpassungen benötigt, das meiste ließ sich mit Cavoks Standardfunktionalitäten lösen, was dann auch zur schnellen Umsetzung des Projekts führte.", resümiert Alexander Zindler. „Durch die ordentliche Verschlagwortung findet man jetzt bei einer Recherche direkt das passende Bild oder eine passende Bildauswahl, das spart uns enorm Zeit." Begeistert ist Herr Zindler auch von einem zusätzlich eingebauten Feature: Die eingegebenen Schlagworte für die Marketingbilder werden automatisch ins Englische und Schwedische übersetzt, sodass auch die internationalen Kollegen Bilder schnell finden. Mit dem kürzlich durchgeführten Update auf Version 4.3 des DAM-Systems, profitiert die Grube KG seit neustem auch von der Möglichkeit Metadaten an Ordner oder Kategorien anzuheften. Diese werden automatisch an alle sich darin befindenden Dateien vererbt und sparen so Zeit bei der Verschlagwortung – insbesondere bei Bildern, die mehrere Artikel abbilden. Diese können nun einfach mehreren Kategorien zugeordnet werden und erhalten automatisch alle relevanten Schlagwörter für die abgebildeten Produkte. Diese und weitere Funktionen sparen den Mitarbeitern der Grube KG seit der Einführung von Cavok viel Zeit bei der Dateiensuche. Wertvolle Zeit, die in die Optimierung des Online-Einkaufserlebnisses investiert und für die schnellere Bearbeitung von Anfragen genutzt werden kann. 
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