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Wie finde ich das beste DAM-System? Was gibt es zu beachten?

Wie finde ich das beste DAM-System?
Durch die fortschreitende Digitalisierung wächst die Menge an digitalen Daten in Unternehmen permanent. Ein Digital Asset Management (DAM) System hilft Unternehmen dabei, diese Dateienflut zentral zu speichern, besser zu organisieren und allen relevanten Mitarbeitern kontrolliert Zugriff auf die Dateien zu gewähren. Der Markt bietet jedoch eine breite Auswahl an DAM-Software. Viele Systemen bieten auf den ersten Blick dieselben Standardfunktionen, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich zusätzlicher Features, Erfahrung in der Projektumsetzung und natürlich auch im Preis. Die Wahl des passenden DAM-Systems gestaltet sich daher nicht immer einfach. Wie also findest man das beste DAM-System für sein Unternehmen?

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Welche digitalen Assets sollen verwaltet werden?

Wichtig ist es sich zunächst einen Überblick über die zu organisierenden Assets zu schaffen und zu klären welche Dateien und Formate im DAM-System gespeichert, verwaltet, bearbeitet und geteilt werden sollen. Bereits durch die Möglichkeiten, die bei dem Management und der Organisation von Fotos, Videos und anderen Inhalten gegeben sind, lässt sich der Kreis enger ziehen. Zudem kann nicht jedes DAM-System mit spezielleren oder neuen Dateiformaten umgehen. Einige Systeme bieten nur einfache Grundfunktionen und eignen sich daher eher als Bilddatenbank-Software statt als voll integrierte Digital Asset Management Lösung mit automatischen Workflows. Dies ist teilweise ausreichend, in anderen Situationen verfehlt es jedoch die Anforderungen komplett.

Wer wird das DAM-System nutzen?

Die Anzahl und Positionen der Personen, die mit dem System arbeiten sollen, spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl der Plattform. Benötigen alle Nutzer zeitgleich Zugriff? Die Anzahl der (gleichzeitigen) User ist ein Kostenfaktor und wird je nach Anbieter unterschiedlich gehandhabt. Ebenfalls entscheidend ist, wie die Nutzer die DAM-Plattform nutzen wollen. Das Offline-Marketing-Team hat vermutlich andere Anforderungen als die E-Commerce-Manager. Klären Sie vorab, welche Bereiche, Abteilungen, Kunden und externe Mitarbeiter das DAM nutzen sollen. Sprechen Sie mit allen Beteiligten im Unternehmen und beziehen Sie sie in die Auswahl mit ein. Schließlich sind sie es, die mit der Software arbeiten und ihre Mediendateien und Dokumente hier verwalten sollen. Wenn alle relevanten Nutzer in die Entscheidung mit einbezogen werden, erfährt eine neu implementierte Software meist mehr Akzeptanz und Nutzern fällt es leichter ihre Gewohnheiten zu ändern.

Welche Zugriffsrechte sollen Nutzer erhalten? 

Viele DAM-Systeme bieten die Möglichkeit, eine interne Rechteverwaltung einzurichten. Darüber lassen sich für einzelne Mitarbeiter oder definierte Gruppen bestimmte Zugriffsregeln definieren. Dies ist sinnvoll, wenn Gruppen mit wechselnder Größe und unterschiedliche Abteilungen mit den Assets arbeiten sollen. Bei einigen Systemen ist das Management der Benutzer mit Active Directory von Windows möglich. Falls dieses bereits genutzt wird, vereinfacht sich das Management deutlich. Auch externe Dienstleister oder Kunden können limitierten und kontrollierten Zugriff auf den Content erhalten. So lässt sich die Sichtbarkeit digitaler Assets regeln oder bestimmte Gruppen erhalten nur Leserechte, können also keine Bearbeitungen vornehmen.

Welche Prozesse und Arbeitsabläufe soll die DAM-Plattform optimieren?

Der Umfang der Funktionen und die Unterschiede der DAM-Systeme beeinflussen maßgeblich, in welcher Rolle die Software zum Einsatz kommen kann. Wichtig ist daher auch, wie die Anbieter Sie bei der Erstellung von neuen effizienten Workflows unterstützen können. Ein Blick auf die Einsatzbereiche der verschiedenen Systeme kann helfen. Hat ein Anbieter bereits Projekte in Ihrer Branche umgesetzt? Dann können Sie von dieser Erfahrung profitieren, indem Sie bereits erprobte Workflows und Automatismen nutzen.
In diesem Zusammenhang spielen auch die Metadaten eine zentrale Rolle. Alle DAM-Systeme arbeiten mit Metadaten. Diese Metadaten nehmen konkrete Informationen zu den Assets auf, wie etwa Schlagwörter über die Inhalte der Bilder. Sie sind direkt an die digitalen Assets geknüpft und vereinfacht die Suche nach Bildern, Dateien und anderen Inhalten sowie deren Versionen. Dies vereinfacht gerade bei großen Datenbanken das Management. Hilfreich kann es sein, wenn Metadaten individuell angepasst werden können. So benötigen unterschiedliche Branchen meist verschiedene Metadaten. Für ein E-Commerce Unternehmen sind beispielsweise die Produktdaten relevant, die viele Unternehmen in einem PIM System verwalten. Eine Verknüpfung von PIM und DAM System kann die Metadatenpflege automatisieren und dafür sorgen, dass an jedem digitalen Asset die relevanten Informationen zu finden sind.

Welche Schnittstellen zum DAM-System sind möglich?

Wie sich die DAM-Systeme in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren, ist ein weiterer wichtiger Punkt. Achten Sie darauf, wie die Systemarchitektur des DAM-Systems aussieht und welche Schnittstellen möglich sind. Analysieren Sie, in welchen Programmen Sie digitale Inhalte und Dokumente benötigen. Mit nativen oder quelloffenen Schnittstellen ist eine Integration einfach umzusetzen. Dies erlaubt dann auch ein hohes Level an Automation. Dazu gehört es, digitale Medien und auch Produktinformationen oder Metadaten automatisch zwischen dem DAM und anderen Plattformen auszutauschen. Dies kann zum Beispiel ein Content-Management-System sein, dem die im DAM bearbeiteten und freigegebenen Bilder automatisch im passenden Format und richtiger Auflösung zur Verfügung gestellt werden.

Interessant ist auch der Umgang mit Systemupdates. Können Updates schnell aufgespielt werden. Was ist mit neuen Programmen-Lizenzen wie beispielweise einem Update der Adobe Creative Cloud? Können die kreativen Assets auch mit diesen direkt aus dem DAM-System heraus bearbeitet werden oder dauert es gar Monate bis ein Update zur Verfügung steht? Hier kann ein Blick auf Erfahrungsberichte von anderen Nutzern oder in den Newsbereich der DAM-Anbieter einen Eindruck verschaffen.

Cloud oder lokale Datenspeicherung auf den eigenen Servern?

Die Art der bevorzugten Speicherung der Assets ist ebenfalls zu klären. Zwei Varianten stehen hier grundsätzlich zur Wahl. Da ist zum einen die lokale Datenspeicherung aller digitaler Medien auf eigenen Servern. Zum anderen gibt es Cloud-basierte DAM-Systeme. Einige Anbieter bieten auch beide Möglichkeiten an. Die Frage, ob Sie DAM On Premises oder in der Cloud speichern, hängt von mehreren Faktoren ab, zum Beispiel von der Menge an Daten. Mediendateien wie Bilder und Videos mit hoher Auflösung erzeugen schnell große Datenmengen. Einerseits erfordert dies lokal auf den eigenen Unternehmensservern entsprechend Speicherplatz. Andererseits rechnen einige Cloud-Anbieter auch nach belegtem Speicherplatz ab, sodass die Kosten im Laufe der Zeit steigen. Zu beachten ist außerdem die Situation rund um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Erfolgt die Speicherung der Assets extern bei einem Dienstleister, ist der Standort des Servers entscheidend. Falls dieser in den USA liegt, gelten die dort gültigen Regelungen. Bei personenbezogenen Daten von Ihren Kunden und Mitarbeitern sind die hiesigen Datenschutzrichtlinien einzuhalten und ein Serverstandort in Deutschland oder Europa ist empfehlenswert.

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Gefällt die Benutzeroberfläche der DAM-Software?

Nicht zu vernachlässigen ist auch die Benutzerfreundlichkeit der Digital Asset Management Software. Dieser Punkt ist subjektiv und bedarf deshalb einer individuellen Bewertung. Es kommt vor allem auf die Benutzer an und wie sie die Steuerung, Benutzeroberfläche und Bearbeitung der Assets wahrnehmen. Eine Bewertung ist mithilfe von Demo-Versionen möglich. Dies erlaubt eine realistische Einschätzung, wie intuitiv die Benutzeroberfläche ist. Zusätzlich sollten Sie sich informieren, ob ihr favorisierter Anbieter Schulungen oder Tutorials für seine Nutzer anbietet, die den Einstieg in das System erleichtern.

Sind individuelle Anpassungen möglich?

Eine weitere Rolle bei der Wahl des richtigen DAM-Systems können auch individuelle Anpassungen spielen. Nicht alle Anbieter von Plattformen für das DAM reagieren flexibel auf Wünsche von Kunden. Andere Modelle hingegen beruhen auf dem Baukastenprinzip. So ist es möglich, sich ein angepasstes System mit individuellen Funktionen oder Schnittstellen, beispielweise zu einem PIM-System, aufzubauen. Machen Sie sich klar, inwiefern Sie individuelle Anpassungen brauchen oder ob eine out-of-the-box-Lösung für Ihre Workflows ausreicht. Viele verzetteln sich in Wünschen und Vorstellungen, die das Projekt dann unnötig in die Länge ziehen. Eine gute Beratung im Vorfeld ist daher sehr wertvoll.

Was kostet ein DAM-System?

Selbstverständlich fallen auch die Gesamtkosten ins Gewicht. Hier unterscheiden sich die Anbieter oftmals sehr deutlich. Neben Lizenzmodellen, die sich an der Anzahl der Nutzer oder der Menge der digital gespeicherten Inhalte orientieren, gibt es auch All-in-one Pakete. Eine weitere Möglichkeit sind Modelle, bei denen einzelne Funktionen des DAM, wie Schnittstellen zu einem PIM-System, über zusätzliche Pakete gebucht werden. Bei der Bewertung der Lizenzmodelle ist es wichtig, auch die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. Ist die Software für ein Wachstum ausgelegt oder steigen die Kosten unverhältnismäßig? Wie sehen die Aufwendungen aus, wenn die Menge an Bildern, Videos und anderem digitalen Content deutlich zunimmt?

Fazit: Was ist das beste DAM-System?

Die aufgezeigten Fragen und Kriterien können Sie bei der Wahl des für Sie besten DAM-Systems unterstützen. Wenn Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen die zentralsten Anforderungen an ein neues DAM-System gesammelt haben, verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über verschiedene Systeme und suchen Sie das Gespräch mit Ihren favorisierten Anbietern.

Gerne analysieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihren Bedarf und prüfen, wie unsere Digital Asset Management System Cavok zu Ihren Anforderungen passt und Ihnen dabei helfen kann Ihre digitalen Dateien besser zu verwalten.

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