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Wie Sie die 5 größten Nervfaktoren im Werbe- und Marketingalltag vermeiden

Die 5 größten Nervfaktoren im Werbe- und Marketingalltag

Für viele Marketingabteilungen ist es ein bekanntes Problem: Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Partnern ist mühsam. Im Durcheinander von Systemen, Dateiformaten und Versionen verliert man schnell den Überblick und jede Menge Zeit. Dieselben leidigen Erfahrungen wie die Marketingabteilungen machen auf der anderen Seite natürlich auch die Agenturen. Dabei müssen sie alle möglichen Mediendateien nicht nur mit ihren Kunden, den Marketingabteilungen, koordinieren, sondern arbeiten meist selbst mit externen Spezialisten und Freelancern zusammen. Auch da gehen wieder alle möglichen Arbeitsergebnisse und Zwischenstände hin und her. Fest steht: Effizient ist anders. Die gute Nachricht: Eine moderne Digital Asset Management Lösung kann schnell gegen diese Kopfschmerzen wirken.

Nervfaktor 1: Das Dubletten-Chaos

„Wenn der Kunde ein PSD-Foto nicht öffnen kann, schicken wir ihm eben ein JPG." Und statt der InDesign-Datei gibt's ein PDF. So kommt es zur wundersamen Vermehrung der Mediendateien. Da gibt es eine (Original-)Version bei der Grafikagentur, eine JPG-Kopie im Posteingang des Kunden, ein weiteres JPG auf dem Server. Nach den Änderungswünschen, die der Kunde natürlich per E-Mail an die Agentur übermittelt, entsteht dort eine neue Version der Original-PSD-Datei, und die tritt ihren Weg wieder als JPG und per E-Mail an den Kunden an, der die Datei wieder auf dem Server speichert – nur diesmal vielleicht an einem anderen Ort, als der Kollege es in der ersten Runde getan hat. Das unvermeidbare Resultat: das reine Dubletten-Chaos. Manchmal hat man den Eindruck, die Zahl der Mediendateien, die konvertiert, hin- und hergeschickt, hier abgelegt, da abgelegt werden, ist schon höher als die Auflage des Werbeflyers, der daraus entstehen soll. Der Vorteil eines zentralen DAM-Systems: Hier sind alle Versionierungen übersichtlich an derselben Stelle nachvollziehbar, ohne dass bekannte E-Mail-Hin-und-her. Mehr über das (Ver-)Teilen von Dateien erfahren...

Nervfaktor 2: Die ewige Suche nach der passenden Datei

Aber welche Version war jetzt eigentlich die aktuelle? Und wo hat der Kollege nochmal die Präsentation von dem Event letztes Jahr abgelegt? Gab es dieses Foto nicht auch aus einem anderen Blickwinkel? Und sollte das Layout nicht hier in diesem Ordner liegen? Die Suche nach der richtigen Datei kann im Arbeitsalltag nicht nur von Marketingabteilungen und Kreativagenturen ganz schön viel Zeit fressen. Studien zeigen, dass Büromitarbeiter bis zu zwei Stunden am Tag mit administrativen Aufgaben und der Suche nach Dateien verbringen können. Findet man eine Datei nicht auf Anhieb in der verschachtelten Ordnerstruktur des gemeinsamen Fileservers, muss man sich vielleicht erst bei den Kollegen durchfragen, bis man schließlich fündig wird. Deutlich schneller findet man Dateien in einem Digital Asset Management System. Mit Hilfe von Metadaten, die zusätzliche Informationen an Dateien verknüpfen, können Nutzer sich von der klassischen Ordnerstruktur lösen und Dateien besser organisieren. Mehr über das Suchen und Finden im DAM-System Cavok erfahren…

Nervfaktor 3: Endlose Abstimmungsschleifen

Passend zum Dubletten-Chaos existiert in vielen Marketingabteilungen und Agenturen auch eine gewisse Abstimmungs-Anarchie. Anders gesagt: Welche Mediendatei nun wie, wann, von wem, mit welcher Autorisierung freigegeben wurde, ist nicht wirklich nachvollziehbar. Entsprechend werden auch ältere Varianten eines Fotos gern genutzt – einfach weil Marketer oder Grafiker froh sind, es überhaupt auf irgendeinem Serververzeichnis (oder in irgendeinem Posteingang) gefunden zu haben. Ob dieses Foto nun für den Einsatzzweck schon farbkorrigiert ist oder wie es mit dem Copyright aussieht – die JPG-Datei gibt darüber oft keine Auskunft mehr. Durch eine Digital Asset Management Lösung wird dagegen stets nachvollziehbar, wie weit die Bearbeitung eines Medienassets fortgeschritten ist, ob es final abgesegnet wurde, für welche Einsatzkontexte es sich eignet und wie die aktuelle Urheberrechtslage aussieht. Mehr über effiziente Abstimmungsprozesse erfahren...

Nervfaktor 4: Ausschließlich manuelle Workflows

Der vierte Nervfaktor entsteht, wenn alle Abstimmungsprozesse manuell angestoßen werden müssen – im Zweifel wieder dadurch, dass man die neue Dateivariante per E-Mail in die Welt schickt. Durch ein gutes DAM-System wird das Leben sehr viel einfacher: Denn hier lassen sich automatisierte Workflows hinterlegen, die die Abläufe perfekt organisieren. Freigabeberechtigte bekommen dann sofort eine Nachricht, wenn die neue Version der Bilddatei, der Anzeige oder der Power-Point-Präsentation so weit ist. Änderungswünsche und Kommentare kann der Freigabeberechtigte idealerweise direkt per Notizwerkzeug des DAM-Systems in der zu prüfenden Datei hinterlassen. Gerade in der Werbemittelproduktion erhöht dies die Transparenz und Effizienz enorm. Manche DAM-Lösungen unterstützen sogar hochkomplexe Workflows – bis hin zum automatisierten Rendern und Ausspielen von Videos für die Schaltung bei verschiedensten TV-Sendern mit unterschiedlichsten technischen Vorgaben. Mehr über automatisierte Workflows erfahren...

Nervfaktor 5: Datenunsicherheit

Die Kollaboration mit externen Beteiligten führt leicht dazu, dass der Überblick darüber verloren geht, welches Asset jetzt bitte zu welchem Auftrag oder Projekt gehört – und wer überhaupt was sehen darf. Erst ein DAM-System sorgt dafür, dass der Umgang mit all diesen Dateien und Medienassets nicht zur fragwürdigen Jonglage-Nummer wird. Digital Asset Management Systeme erlauben ein sehr differenziertes Rechtemanagement. Lieferanten stellen dann beispielsweise Bilder ihrer neuen Produkte direkt in das DAM-System des Handelsunternehmens ein – zu allen anderen Bereichen oder Funktionen haben sie keinen Zugang. Genauso kann eine Agentur mit eigenem DAM-System dafür sorgen, dass der Zugang ihrer Kunden strikt auf genau die Bereiche und Medienassets beschränkt bleibt, die relevant sind – die Frühjahrskollektion des Konkurrenten bleibt unsichtbar. Last but not least: Auch den DSGVO-Richtlinien lässt sich durch das Rechtemanagement eines guten DAM-Systems entsprechen. Und wer will, kann die Datensicherheit auch noch dadurch erhöhen, dass er sein DAM-System auf eigenen Servern oder in einem datenschutzrechtlich unbedenklichen, deutschen oder europäischen Rechenzentrum betreibt. Mehr über Sicherheit und Rechte im Cavok Digital Asset Management System erfahren...

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