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5 Beispiele, wie DAM-Software die Zusammenarbeit im Marketing-Team verbessert

Digital Asset Management Software für Marketing-Teams

Marketer sind keine Einzelkämpfer. Auch in kleineren Unternehmen besteht das Marketing meist aus einem kleinen Team, dass sich die Vielzahl an Aufgaben und zu bespielenden Kanäle annimmt. Hinzu kommen Freelancer und externe Agenturen, die das Marketing-Team unterstützen. Neben Teamwork, Kreativität und persönlichen Skills gewinnt zunehmend auch die effektive Verwendung von hilfreichen Marketingtools an Bedeutung im Marketing. Wir zeigen 5 praktische Beispiele, wie eine Digital Asset Management (DAM) Software die Zusammenarbeit in Marketing Teams auf das nächste Level bringen kann.

Kürzere Abstimmungsrunden

Bis zum Start der neuesten Marketing-Kampagne gibt es meistens viele Abstimmungsschleifen. Von ersten Gedanken und Entwürfen bis zum fertigen Ergebnis bringen verschiedene Teammitglieder ihre Ideen und Änderungswünsche mit ein. Wenn jeder die Datei auf seinem lokalen PC bearbeitet und diese mit Änderungen und Kommentaren an die Kollegen schickt, kann es schnell dazu kommen, dass plötzlich verschiedene Dateien im Umlauf sind. Doch welche ist die aktuelle in der bereits alle Änderungen eingepflegt sind? Mit einer Digital Asset Management Software kann das gesamte Team direkt an ein und derselben Datei arbeiten, diese ist die Single Source of Truth. Auch die Abstimmung kann direkt im System an der Datei vorgenommen werden. Vorab definierte Workflows bestimmen die Korrektur- und Freigabeprozesse. Das führt nicht nur dazu, dass die Abstimmung deutlich übersichtlicher ist, sondern ermöglicht es auch, Korrekturschleifen zu beschleunigen.

Sprachbarrieren mit internationale Kollegen umgehen

In internationalen Unternehmen arbeiten oft Marketing-Manager aus verschiedenen Ländern zusammen. Häufig benötigen alle dieselben Inhalte, Logos und Bilder. Eine DAM-Software stellt allen relevanten Teammitgliedern die Dateien zur Verfügung. Die meisten Digital Asset Management Lösungen sind mit mehrsprachigen Benutzeroberflächen verfügbar, sodass sich jeder Nutzer intuitiv zurechtfindet. Das Herzstück jedes DAM-Systems sind die Metadaten und Tags, die dabei helfen die digitalen Assets besser zu strukturieren und zu finden. Einige Digital Asset Management Systeme bieten die Möglichkeit, dass diese Schlagwörter automatisch in andere Sprachen übersetzt werden, sodass alle Mitarbeiter in ihrer Muttersprache nach den Inhalten suchen können.

Große Dateien nicht mehr per Mail verschicken

Viele Marketer kennen die Situation: Oft müssen Bilder und Eindrücke z. B. von einem Event direkt mit dem Team geteilt werden, damit diese etwa für Social Media weiterverarbeitet werden können. Natürlich könnte man die Bilder per Mail an den zuständigen Kollegen schicken. Doch gerade, wenn man mehrere Bilddateien verschicken möchte, wird der Mailanhang oft zu groß. Schnell und bequem wäre dann auch der Versand über Messenger-Dienste wie WhatsApp – doch dabei leidet die Qualität der Aufnahmen. Diese wird beim Versand vom Anbieter meist reduziert. Doch es geht auch einfacher, ohne dass die Auflösung der Dateien reduziert wird: eine DAM-Software mit einem mobilen Zugriff – egal ob als App oder über den Webbrowser – ermöglicht es die Bilder einfach an der richtigen Stelle abzulegen und beim Upload direkt zu verschlagworten. Der zuständige Kollege wird automatisch über die neu hochgeladenen Bilder informiert. Auch in vielen anderen Situationen müssen große Dateien oder Bilderkollektionen verschickt werden. Auch hier kann einfach ein individueller Link im Digital Asset Management System erstellt werden, um die kreativen Inhalte sicher zu teilen und das E-Mail-Postfach nicht zu verstopfen. So kann zusätzlich die Nutzung von weiteren externen Diensten wie etwa WeTransfer vermieden werden.

Alle Kollegen halten sich ans Ordnungssystem

Je größer ein Team, desto mehr Persönlichkeiten und Ordnungsvorlieben kommen zusammen. Wenn alle ihre Dateien auf dem zentralen Firmenserver ablegen, entsteht daher schnell Chaos. In einer DAM-Software kann genau festgelegt werden, welche Kollegen Änderungen bestimmten Dateien oder der Strukturvornehmen dürfen. Des Weiteren können bestimmte Metadatenfelder als Pflichtfelder angelegt werden, sodass diese direkt beim Upload mit angegeben werden müssen. So muss sich jeder Nutzer an die vorgegebenen Regeln halten und sämtliche Dateien sind leicht wieder zu finden.

Nicht jeder braucht eine Adobe Lizenz

Als Marketing-Experte arbeitet man oft mit einer Vielzahl an, Audio, Video oder Bildformaten. Nicht alle Formate können von Mac oder Windows als Vorschau angezeigt werden. Häufig braucht man hierfür das passende Programm, für das vielleicht nicht jeder Kollege eine Lizenz hat. Insbesondere bei Kreativdateien, die mit der Adobe Creative Cloud erstellt werden, ist dies häufig der Fall. Ein Digital Asset Management System kann für verschiedene Dateiformate wie zum Beispiel PSD, INDD, AI oder RAW-Daten eine Vorschau anzeigen. Bei manchen Systemen ist es sogar möglich bei Photoshop-Dateien bis in die einzelnen Ebenen einzusehen. So können auch Kollegen ohne die passende Programmlizenz eingebunden werden. Diese können etwa direkt an der Vorschau Notizen hinterlassen und die Kollegen aus der Grafik müssen nicht jedes Mal eine PDF-Datei exportieren und per Mail verschicken, um Feedback einzuholen. 

Das sind nur einige Beispiele, wie Digital Asset Management die Zusammenarbeit in Marketing-Teams verbessern kann. Wie unser DAM-System Cavok Ihr Team unterstützen kann, zeigen wir Ihnen gerne in einer kleinen Produkt-Präsentation.

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