Bilddatenbank-Software für Unternehmen – das müssen Sie darüber wissen
Mit der fortschreitenden Digitalisierung nimmt die Menge an digitalen Daten und Dateien in Unternehmensbereichen immer weiter zu. Wer den Überblick über seine Informationen behalten will, benötigt entsprechende Lösungen. Eine professionelle Bilddatenbank-Software spielt hierbei eine wichtige Rolle.
Warum benötigt ein Unternehmen eine Bilddatenbank-Software?
Die zentrale und geordnete Verwaltung von digitalen Medien bildet die Grundlage für viele weiterführende Aufgaben innerhalb einer Organisation. Die Kernaufgabe einer solchen Software ist es, Bilder und ähnliche digitale Assets professionell abzulegen. Außerdem dient eine solche Bilddatenbank als Dreh- und Angelpunkt für alle Aufgaben, bei denen Medien benötigt werden. Fotos, Videos und andere digitale Medien kommen in der modernen Unternehmensumgebung in vielen Bereichen zum Einsatz. Ein Onlineshop ist nur ein Beispiel, wo Bilddaten für die Präsentation benötigt werden. Weitere Einsatzzwecke sind die Erstellung von professionellen Flyern, Prospekten oder Beiträgen in den sozialen Medien, die mit eigenem Bildmaterial, das digital vorhanden ist, angereichert werden.
Bilddatenbank-Software für unterschiedliche Einsatzzwecke
Nicht jede professionelle Bilddatenbank für Unternehmen erfüllt die gleichen Zwecke. Bei der Auswahl eines konkreten Bildverwaltungsprogramms ist es deshalb wichtig, das eigene Anforderungsprofil zu kennen. Die Bandbreite auf dem Markt der Bilddatenbanken reicht von schmalen Lösungen für Privatanwender über Software, die vor allem für Fotografen konzipiert ist, bis hin zu kompletten Systemen für das Digital Asset Management, kurz DAM.
Metadaten sind Informationen, die an das Bild angeheftet sind. Sie dienen dazu, Daten rund um das Bild festzuhalten und helfen bei der Kategorisierung der Bildinhalte.
Die Unterschiede zwischen den verschiedenen professionellen Bilddatenbanken zeigen sich vor allem im Funktionsumfang. Zu den Grundfunktionen zählt, dass die Bildverwaltung als zentraler Speicherort für digitale Bilder dient. So werden Ordnung und Struktur in die eigenen Bilddaten gebracht. Wer professionell mit Fotos und Bildern arbeitet, für den sind auch die Metadaten wichtig.
Metadaten sind Informationen, die an das Bild angeheftet sind. Sie dienen dazu, Daten rund um das Bild festzuhalten und helfen bei der Kategorisierung der Bildinhalte. Professionelle Metadaten sind beispielsweise in den Formaten IPTC, XMP oder EXIF hinterlegt. Sie speichern technische Daten über das Foto selbst, wie etwa das Aufnahmedatum oder die Belichtungszeit und den ISO-Wert. In einem DAM-System können zusätzlich auch eigene Metadaten hinzugefügt werden, zum Beispiel die Artikelnummer des abgebildeten Produktes oder für welche Verwendungszwecke das Bild freigegeben ist.
Über die Meta-Daten von Bildern kategorisiert die Bilddatenbank die Bilder. Hierüber ist es dann auch möglich, Suchen durchzuführen, beispielsweise mithilfe von Schlagworten über Bildinhalte. So ist das Finden von passenden Fotos mit entsprechenden Inhalten möglich. Dies ist besonders hilfreich bei großen Bilddatenbanken. Das Programm dient dann gleichzeitig als Archivierungssoftware. Alle notwendigen Informationen speichert die Software in einer Datenbank.
Eine Bilddatenbank für Unternehmen ist hingegen gleichzeitig auch eine Kollaborationssoftware und eine Integrationsplattform. So existieren Schnittstellen zu anderen Softwareplattformen, die innerhalb der Organisation zum Einsatz kommen. Dies können der Webshop, die ERP-Plattform, das Content Management System oder auch eine Software für das PIM, das Produktinformationsmanagement, sein. Hier geht es dann um das professionelle Management aller digitalen Assets, also aller Medieninhalte.
Das muss eine Bilddatendank-Software für Unternehmen können
Unternehmen haben meist klare Vorstellungen sowie Anforderungen, wenn es um die Verwaltung sowie den Umgang mit digitalen Daten geht. Ein zentraler Punkt ist, dass die eingesetzte Software den Workflow verbessert. Dies geschieht durch Automatismen und Schnittstellen zu bereits im Unternehmen vorhandenen Plattformen. Fehlen Bilddatenbanken solche Schnittstellen, bedeutet dies einen manuellen Mehraufwand, der das Prinzip einer zentralen Bilddatenbank-Software ad absurdum führen würde.
Dementsprechend gehören Möglichkeiten für die nahtlose Integration in die bestehende IT-Landschaft sowie Schnittstellen zu den wichtigsten Eigenschaften einer Bilddatenbank für Unternehmen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Vorteile einer Software für die Bildverwaltung in allen Bereichen zum Zuge kommen. So können etwa durch die Verknüpfung des PIM-Systems die dort hinterlegten Produktinformationen direkt mit dem im Produktbild verknüpft werden oder aktualisierte Bilder automatisch in der passenden Größe an den Webshop ausgespielt werden.
Intelligente Suchfunktionen finden Bilder nicht nur anhand des Dateinamens, sondern suchen anhand der Metadaten.
Eine solche Software für das Digital Asset Management bietet darüber hinaus erweiterte Funktionen, die deutlich über die einer reinen Archivierungssoftware hinaus gehen. So besteht beispielsweise die Möglichkeit, direkt aus der Datenbank heraus die professionelle Bildbearbeitung zu starten. Ebenfalls bieten DAM-Systeme Optionen für das File Sharing an. Das Teilen von digitalen Inhalten ist gerade im Unternehmensbereich eine wichtige Funktionalität. Auf diese Weise gelingt abteilungs- und standortübergreifend der schnelle Zugriff auf die eigenen Mediendateien.
Vor allem die stetig wachsende Größe der digitalen Mediendateien erschwert die Verteilung von Bildern oder Videos. Auch mit externen Mitarbeitern oder Kunden können die Dateien unkompliziert geteilt werden. Ohne eine solche Funktion ist es notwendig, auf externe Lösungen zurückzugreifen. Dies erhöht einerseits den Arbeitsaufwand. Andererseits erfordert es die Nutzung weiterer, eigentlich unnötiger Plattformen, bei denen auch der Sicherheitsaspekt nicht außer Acht gelassen werden darf. Externe Filesharing-Diensten transferieren die verschickten Dateien über ihre eigenen Server, wohingegen bei der Verteilung über das Digital Asset Management die Daten immer im DAM-System und dem vorgegebenen Speicherort verbleiben.
So funktioniert Digital Asset Management in der Praxis
An einem beispielhaften Ablauf aus der Praxis zeigen sich die Vorteile einer Plattform für das Digital Asset Management. Der Prozess beginnt bei einem Fotografen oder der Person, die eine digitale Datei, beispielsweise ein Foto, in die Bildverwaltung einträgt. Das System speichert die dazugehörigen, wichtigen Informationen in einer Datenbank ab und zieht sich gegebenenfalls weitere Informationen automatisch aus anderen Systemen. Dazu gehören die Metadaten und auf Wunsch auch Tags, die beim Eintrag vergeben werden.
Tags sind kurze Kommentare, die mit dem Bild verknüpft werden. Sie liefern klare Informationen über den Inhalt des Bildes. So kann ein Foto von einem Kind, das mit einem Ball spielt, mit den Tags „Kind" und „Ball" versehen werden. Mit der integrierten Suchfunktion der Bilddatenbank-Software ist es dann möglich, mit dem Suchbegriff „Ball" dieses Foto und entsprechende weitere Bilder sowie Dateien mit dem gleichen Tag in der Datenbank zu finden.
Mit diesen Funktionen gelingt das Digital Asset Management auf breiter Ebene im Unternehmen. Manuelle Freigaben, Datenübertragungen oder die Benachrichtigung eines Kontakts sind überflüssig, da das DAM dies alles automatisch übernimmt. Auf diese Weise agiert die Plattform als zentraler Hub für die Verwaltung von Content. Auch externe Partner und Dienstleister können einen klar begrenzten Zugang zum System erhalten. Dies ist sinnvoll, wenn über das Outsourcing bestimmte Aufgaben, beispielsweise bei der Organisation von Werbestrategien, weitergegeben werden.
Die richtige Bilddatenbank-Software für das eigene Profil finden
Die eigenen Anforderungen an eine Bilddatenbank können sehr unterschiedlich aussehen. Wichtig ist es, das eigene Profil zu kennen und dementsprechend eine passende Lösung auszuwählen. Eine professionelle Beratung ist deshalb oft der richtige Weg, um eine Bilddatenbank für Unternehmen zu finden, die exakt zu den eigenen Bedürfnissen passt.
Beispielsweise sind Funktionen für die zentrale Anbindung an externe Plattformen nicht immer notwendig. Gleiches gilt für erweiterte Möglichkeiten bei der Bildbearbeitung. Auch automatische Workflows sind nicht immer erforderlich. Gerade kleinere Betriebe verzichten bei Bilddatenbanken auf solche Funktionen. Dann sind oftmals schlanke Bilddatenbanken für die Verwaltung und das Management von Dateien ausreichend. Ein Digital-Asset-Management-System kann meist auch als schlanke Bilddatenbank eingesetzt werden und später bei Bedarf um zusätzliche Funktionen erweitert oder andere Systeme angebunden werden.
Nehmen Sie deshalb jetzt Kontakt mit uns auf, wenn Sie an der Integration eines professionellen Bildverwaltungsprogramms beziehungsweise einer umfangreichen Plattform für das Digital Asset Management interessiert sind. Im Rahmen einer individuellen Analyse und Beratung erkunden wir gemeinsam, inwiefern unsere Digital Asset Management Lösung Cavok als Bildverwaltungsprogramm oder voll integrierte zentrale Content-Quelle zu Ihnen passen könnte.