Wenn ein Unternehmen sich entschließt, ein Digital Asset Management einzuführen, sind meist bereits viele Bilder, Videos, Layouts und andere Dateien vorhanden. Ausgehend von dieser Basis gilt es sich eine sinnvolle Verschlagwortung zu überlegen, um diese Dateien systematisch zu kategorisieren. Je nachdem mit welchen Dateien überwiegend gearbeitet wird und wer die Hauptnutzer des DAM-Systems sind, lässt sich die Metadatenstruktur danach ausrichten. Bei der Erstellung einer sinnvollen Metadatenstruktur sollten Sie sich darauf konzentrieren eine überschaubare Übersicht in Frage kommender Dateien filtern zu können. Eine Struktur, die jede einzelne Datei im System abbildet, ist meist zu detailliert.

Zu wenige Metadaten helfen nicht die Suche zu beschleunigen, zu viele können hingegen aufwendig in der Pflege sein. Fokussieren Sie sich daher auf die wichtigsten Informationen. Produktbilder könnten z. B. über die Produktnummer gefunden werden. Fotos von Personen könnten hingegen nach den darauf abgebildeten Personen gefiltert werden. Beginnen Sie schlicht und bauen Sie die Struktur sukzessive auf. Einiges wird Ihnen erst beim alltäglichen Arbeiten mit dem DAM-System auffallen.

Viele DAM-Systeme bieten unterschiedliche Arten von Metadatenfeldern: Neben Freitextfeldern zum Einfügen von Schlagwörtern, sind auch Checkboxen und Auswahlfelder, die eine Mehrfachauswahl ermöglichen oder sich hierarchisch aufklappen lassen, möglich. Solche festgelegten Felder erleichtern die Eingabe enorm.

Freie Schlagwörter können mehr Flexibilität bieten, um auf unterschiedliche Assets einzugehen. Gleichzeitig bieten sie aber auch mehr Fehlerquellen, wenn sich z. B. Rechtschreibfehler einschleichen oder Nutzer unterschiedliche Begriffe nutzen. Vorgegebene Vokabulare oder eine Schlagwortsammlung, die für alle bindend ist, können helfen. Überlegen Sie daher, wie viel Flexibilität Sie benötigen und was Sie stattdessen mit festgelegten Metadatenfeldern und Vokabularen abdecken können. Hinzu kommt, dass die freie Schlagworteingabe viel Pflege in Anspruch nehmen kann. Einfacher ist es, wenn feste Metadatenfelder ausgefüllt werden müssen oder wenn das DAM-System viele Metadaten-Informationen bereits automatisch füllt.

Jede Datei enthält von sich aus bereits einige Metadaten wie das Dateiformat oder die Größe. Viele Metadatenstandards wie etwa die ITPC/XMP Daten sind zum Beispiel an Fotodateien bereits gespeichert. Ein DAM-System kann diese Informationen auslesen, verarbeiten und am Asset speichern und ggf. für die Benutzer sichtbar machen. Solche Informationen lassen sich etwa als Filteroptionen nutzen. Auch ist es möglich weitere Informationen direkt aus einer Datei auszulesen, z. B. ganz einfach aus dem Dateinamen oder der bisherigen Ordnerstruktur.

Sie können das DAM-System auch mit weiteren Systemen verbinden, um für einen automatischen Metadatenaustausch zu sorgen. Durch die Verknüpfung mit dem PIM-System können – bei Angabe der Artikelnummer – zum Beispiel weitere Produkt Informationen aus dem PIM-System an der Datei im DAM-System angeheftet werden und hier als Such- oder Filterfunktion genutzt werden. Wenn eine Datei im DAM-System einer Kategorie oder einem Ordner zugeordnet wird, kann es automatisch die Verzeichnis-Metadaten erhalten.

Den Fotografen interessieren ISO- und Blendenwerte, der Marketing-Mitarbeiter braucht aber vielleicht nur die Pixelgröße des Fotos. Die Marketing-Abteilung benötigt den Blick und Zugriff auf alle Dateien, auch die Bearbeitungsdateien wie InDesign und wer diese zuletzt bearbeitet hat, während für den Vertrieb lediglich die finalen PDFs und das Veröffentlichungsdatum relevant sind. Zu viele – nicht benötigte - Informationen an einer Datei können die Nutzer verwirren. Hier helfen Rollen und Rechte: Wer soll welches Metadatenfeld sehen und bearbeiten können? Für welche Benutzergruppe werden welche Informationen ausgeblendet? Entscheiden Sie, welche Werte welchen Nutzern anzeigen werden sollen und ermöglichen Sie so allen ein effektives Arbeiten.

Neu hochgeladene Dateien können z.B. den Status „muss noch verschlagwortet werden" oder ähnliches erhalten. Diese Dateien können in einem Sammelkorb/Kategorie gesammelt werden und zusätzlich mit einem Symbol gekennzeichnet werden, sodass direkt ersichtlich ist, welche Dateien noch zusätzliche Informationen benötigen. Es ist auch möglich, dass diese noch zu verschlagwortenden Dateien nur für die Person, die sie hochgeladen hat, sichtbar sind. Andere User sehen die Dateien erst, wenn alle Schlagwörter vergeben wurden. Oder Sie legen einige Metdatenfelder als Pflichtfelder an, die beim Upload neuer Dateien direkt ausgefüllt werden müssen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten einen sinnvollen Workflow zu gestalten. 

Gunter Leonhardt, Geschäftsführer PEAK-14 GmbH