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Cavok Digital Asset Management System als zentraler Speicherort nach Firmenfusion
Als führender Hersteller von Dentalprodukten und -technik hat Dentsply Sirona nach seiner Unternehmensfusion alle Marketing- und Vertriebsmaterialien für die DACH-Region im Digital Asset Management Cavok zentralisiert.
Inhalt
Was waren die Herausforderungen der Unternehmensfusion?
- 2016 fusioniert aus Dentsply International und Sirona Dental Systems, Inc.
- Branche: Medizintechnik
- 16.200 Mitarbeiter
- Hauptsitz USA
- Niederlassungen in > 40 Ländern; Vertriebspräsenz in > 120 Ländern
- Dentsply Sirona Deutschland GmbH mit Sitz in Bensheim
Mit der Fusion von Dentsply und Sirona im Jahr 2016 entstand der weltweit größte Hersteller für Dentalprodukte und -technik. Dentsply Sirona bietet Zahnmedizinern und -technikern ein umfassendes Produktangebot für die Zahn- und Mundgesundheit. Eine wesentliche Herausforderung für die Vertriebsgesellschaft Deutschland, Österreich und Schweiz, mit Sitz in Bensheim, war eine zentrale Datenhaltung.
„Ziel war es, einen zentralen Ort für alle Dateien zu schaffen, da unsere verschiedenen Produktbereiche unterschiedliche Ablageorte ihrer Daten hatten", beschreibt Sabrina Brandner, Digital Marketing Manager bei Dentsply Sironas Vertriebsorganisation DACH, die Situation. „Jeder hatte seine eigenen Speichermedien, egal ob das Sharepoint, OneDrive oder das lokale Laufwerk waren, auf die andere Mitarbeiter nicht zugreifen konnten." Vor allem wiederkehrende Bilderanfragen und die Suche nach den passenden Dateien kosteten das Marketing-Team viel Zeit.
Wie ist Dentsply Sirona auf das Cavok DAM-System gekommen?
Schnell war klar: "Wir brauchten einfach dringend EINEN Ort, an dem wir alle Marketing- und Vertriebsdaten ablegen und diese dann von dort aus auch einfach teilen und bearbeiten können. Die Antwort haben wir im Digital Asset Management System Cavok gefunden." Bei den für Marketing und Vertrieb zu speichernden digitalen Dateien handelt es sich hauptsächlich um Bilder sowie Marketing-Unterlagen wie Flyer, Broschüren, Präsentationen und Videos.
„Bei der Auswahl des passenden Systems haben wir uns auf die Expertise unseres Mediendienstleisters Studio Oberländer verlassen", erzählt Brandner. „Als Studio Oberländer gemeinsam mit PEAK-14 meinen Kollegen und mir das Cavok DAM-System vorgestellt hat, waren wir begeistert von den vielen Möglichkeiten."
Wie konnte Cavok überzeugen?
- Mediendienstleister mit Schwerpunkt Packaging Material
- seit 55 Jahren am Markt
- Standorte in Wiesbaden und Frankfurt
Als Mediendienstleister übernimmt die Studio Oberländer GmbH bereits seit 2014 u. a. die Adaption von Verpackungsmitteln, Gebrauchsanweisungen und Etiketten für den internationalen Labor-Bereich von Dentsply. Zusätzlich übernimmt das Unternehmen mit Sitz in Frankfurt und Wiesbaden auch die Speicherung aller kreativen Dateien im Digital Asset Management System auf den eigenen Servern. Die Betreuung der Vertriebsorganisation der DACH-Region kam dann noch hinzu. Zunächst hatte man hier mit einem anderen DAM-Hersteller zusammengearbeitet, wechselte dann aber zum Digital Asset Management System der PEAK-14 GmbH Cavok.
Insbesondere die Möglichkeit das Cavok DAM-System weiterhin auf den eigenen Servern betreiben zu können hat die Studio Oberländer GmbH zum Wechsel bewegt. "Cavok hat alles abgedeckt, was wir gesucht haben. Insbesondere die Flexibilität bei den Kollektionen hat uns überzeugt. Das war genau das Feature, was unser Kunde Dentsply Sirona benötigt", beschreibt Kersten Andreas Oberländer, Geschäftsführer des gleichnamigen Unternehmens. Auch dass Videos in Cavok direkt gestreamt werden können, sowie die Ähnlichkeits- und Dublettensuche waren wichtige Entscheidungskriterien. „Besonders beeindruckt hat uns außerdem Cavoks optionaler Aufbau und die Möglichkeit verschiedene Systeme individuell anzubinden. Hier haben wir die Möglichkeit, Funktionen ohne große Kosten schrittweise zu implementieren und spezifisch anzupassen", berichtet Oberländer.
Corona Lockdown treibt die Einführung des neuen Systems voran
Im März 2020 zogen viele der Dentsply Sirona Mitarbeiter ins Home Office um, was die Nutzung des Digital Asset Managements Systems noch wichtiger machte. „Da hat uns Corona wirklich zur Disziplin gezwungen und das initiale Befüllen des Systems mit allen vorhandenen Daten beschleunigt“, berichtet Brandner.
Wie wird Cavok eingesetzt?
Heute nutzen bei Dentsply Sirona rund 150 Mitarbeiter im Marketing und Vertrieb in der DACH-Region das Cavok Digital Asset Management System. Zusätzlich haben Mediendienstleister und Agenturen wie Studio Oberländer Upload-Rechte zum System und können ihre Daten direkt im Upload-Bereich ablegen. Die Mitarbeiter aus der Marketing-Abteilung werden per Mail über den Upload benachrichtigt und weisen die Assets dann den Produktkategorien zu. „Unsere Marketing Manager pflegen die Assets ein und verwalten diese. Andere Kollegen, hauptsächlich aus dem Vertrieb, können sich an diesem Marketing- und Bildmaterial bedienen", erklärt Brandner. Der Vertrieb hat Zugriff auf die finalen PDFs und das Bildmaterial und Downloadrechte für diese.
Kollektionslinks für eine einfache Verteilung
„Wir haben zum Beispiel von Vertriebsseite unzählige Bildanfragen. Dabei werden häufig immer dieselben Bilder benötigt. In Cavok nutzen wir dafür die Kollektionsfunktion." Vor allem für wiederkehrende Anfragen ist es praktisch, da nicht jedes Mal die Bilder wieder neu rausgesucht werden müssen. Vorher mussten die Bilder zeitaufwendig an den verschiedenen Ablageorten gesucht werden und wurden dann per WeTransfer-Link verschickt. Nach einer Woche lief der WeTransfer-Link meist ab, die Bilder waren aber noch nicht abgerufen worden und eine erneute Anfrage an das Marketing wurde gestellt.
„Heute legen wir Kollektionen für alle möglichen Bereiche an und können daraus die Assets per Download-Link verschicken. Zudem gibt es die Möglichkeit diese immer wieder anzupassen oder die Links einfach zu erneuern. Das ist eine Riesenerleichterung für uns!", schwärmt Brandner.
Welche individuellen Zusatzfunktionen wurden realisiert?
1. Automatische Dateiumbenennung nach Unternehmensvorgaben
Besonders praktisch für alle Mitarbeiter ist auch die automatische Umbenennung der Dateien. „Alle Dateien, die von den Kollegen abgelegt wurden, mussten früher händisch an die unternehmensweiten Filenaming-Regeln angepasst werden. Das erledigt jetzt Cavok automatisch für uns!", so Brandner. Die Struktur der Dateinamen ist vorgegeben. Nachdem eine Datei hochgeladen, den Produkten zugeordnet und gegebenenfalls um Metadaten ergänzt wurde, wird der Dateiname automatisch an diese Struktur angepasst.
2. Dank Dublettenprüfung werden nur Originaldateien angezeigt
„Natürlich kommt es vor, dass dasselbe Bild von unterschiedlichen Kollegen hochgeladen wird", gibt Brandner zu. „Dafür nutzen wir in Cavok den Dublettenfilter. Dieser sorgt dafür, dass solche Dubletten in der Oberfläche ausgeblendet werden und nur die Originaldatei angezeigt wird." Der Dublettenfilter hilft so die Übersicht über die Assets zu erhalten. Bewusst wurde darauf verzichtet vorhandene Dubletten automatisch löschen zu lassen, da diese häufig bereits in Layouts verbaut sind und sich dann dort fehlerhafte Verknüpfungen ergeben.
3. Stapelfunktion zeigt in PDF verwendete Bilder
Welche Bilder und Logos in einer InDesign eingesetzt wurden, wird in Cavok automatisch über die Relationen angezeigt. Bei PDF-Dokumenten ist dies standardmäßig nicht möglich. Bei Dentsply Sirona schafft hier eine Anpassung der Stapelfunktion Abhilfe. Werden PDF und die dazugehörige InDesign Datei in einem Stapel zusammengefasst, wird im Cavok DAM auch bei der PDF-Datei angezeigt, welche Bilder hier verwendet wurden. Gleichzeitig sorgt die Stapelfunktion für ein aufgeräumtes Layout. Bestimmte Benutzergruppen haben zudem die Möglichkeit die InDesign-Dokumente mit den darin enthaltenen Verlinkungen/Relationen mittels einer angepassten Aktion verpackt zu versenden oder herunterzuladen.
"Wenn ich intern das System präsentiere oder eine Schulung halte, gibt es immer sehr viel positive Resonanz."
Sabrina Brandner - Digital Marketing Managerin
Was sind die Pläne für die Zukunft?
„Die Kollegen sollen zukünftig mehr die Stapelfunktion nutzen, damit das Layout schlanker wird", wünscht sich Brandner. "Cavok bietet enorm viele Funktionen, deren Potential wir bisher noch gar nicht ausgeschöpft haben. Daher wollen wir das System weiter ausbauen." So sollen etwa die Fachhändler direkten Zugriff auf das DAM-System erhalten. „Wir arbeiten viel mit Fachhändlern zusammen. Der Plan ist es, das System bald auch an den Handel auszurollen."
Fazit: Cavok erleichtert Zusammenarbeit
Herausforderung: Verteilte Speicherorte, erschwerte Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb
Lösung: Cavok Digital Asset Management als zentraler Ablageort für Marketing-Assets
Wichtige Funktionen: Kollektionslink zur Verteilung, automatische Dateiumbenennung an Firmenvorgaben, Dublettenprüfung für bessere Übersicht, Stapelfunktion für Relationen zwischen Bildern und finalen Dateien
Ausblick Anbindung von Fachhändlern
Während es früher viele unterschiedliche Ablageorte für die kreativen Assets gab, ist heute Cavok der zentrale Ort für alle Marketing- und Vertriebsunterlagen. Dank des DAM-Systems können Marketing und Vertrieb effizient zusammenarbeiten. Besonders die flexiblen Kollektionslinks und das automatische Filenaming nach den Firmenvorgaben sparen dem Marketing-Team viel Zeit. Die automatische Dublettenprüfung und die Stapelfunktion sorgen dafür, dass das System aufgeräumt und übersichtlich bleibt. „Wenn ich intern das System präsentiere oder eine Schulung halte, gibt es immer sehr viel positive Resonanz", fasst Brandner zusammen.
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