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Das Einmaleins der Digital Asset Management Workflows

Digital Asset Management Workflow

Die Hauptaufgabe von Marketingexperten sollte das Erstellen von kreativen Inhalten sein. Häufig verlieren sie im Arbeitsalltag jedoch viel Zeit mit administrativen Aufgaben und Absprachen. Digital Asset Management Software und etablierte Workflows helfen Kreativ- und Marketingteams dabei, ihr Bestes geben zu können. Dieser Artikel gibt einen Überblick darüber, was gute Workflows ausmachen und wie man diese aufsetzt.

Was ist ein Workflow im DAM-System?

Digital Asset Management Software ermöglicht es Nutzern alle digitalen Assets an einem einzigen Ort zu speichern. Workflows helfen dabei, diese effizienter zu verarbeiten.

Ein Workflow beschreibt eine vordefinierte Abfolge von Handlungen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. In einer Digital Asset Management Software definieren und teilweise automatisieren Workflows die Stadien des Asset-Lebenszyklus. Sie legen fest, wann und wie die involvierten Teammitglieder mit den digitalen Assets wie Bilder, Videos, Layout oder Dokumenten interagieren können.

Dabei kann jedes Unternehmen und jede Abteilung eigene Anforderungen an effiziente Arbeitsabläufe haben.

Wie sieht ein klassischer Asset Lifecycle aus?

Jedes Projekt beginnt mit einer Anfrage oder kreativen Idee.

Dann erfolgt die Erstellung der dafür benötigten digitalen Assets, die meist mehrere Entwürfe mit sich bringt.

Einer oder mehrere der Asset-Entwürfe gehen in die Korrekturschleife zur Abstimmung mit Kollegen, Vorgesetzte oder Business-Partnern.

Mit dem eingeholten Feedback wird der Entwurf weiterbearbeitet und schließlich zur Freigabe an die betreffenden Stakeholder gegeben.

Nach der Freigabe folgt die Distribution an Kunden und Partner oder die Veröffentlichung der Inhalte auf der eigenen Website, Social-Media-Kanälen oder externen Medien.

Anschließend kann das Asset archiviert werden, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt erneut genutzt oder aktualisiert zu werden.

Welche Arbeitsschritte lassen sich im DAM-System definieren und automatisieren?

Erstellung

Bereits bei der Erstellung von Inhalten, können Assets im DAM-System automatisch mit zusätzlichen Infos (Metadaten) angereichert werden. Dies erleichtert die Auffindbarkeit und Wiederverwertung. Auch die Erstellung kreativer Assets mit Programmen der Adobe Creative Cloud ist durch eine Verbindung mit dem DAM-System besonders komfortabel. Nutzer können auf sämtliche Bilder des Unternehmens aus dem Programm heraus zugreifen oder diese einfach per Drag & Drop in die z. B. InDesign Datei ziehen.

Abstimmung und Freigabe

Wer eine Datei sehen, kommentieren, bearbeiten und freigeben darf, lässt sich durch Rechte(gruppen) und Rollen im System festlegen. So können etwa Korrektur- und Freigabeprozesse klar geregelt werden. Automatisierte Freigaben, Aufgabenlisten und automatische Benachrichtigungen über Updates sparen Mitarbeitern zudem Zeit: Assets müssen nicht mehr manuell an andere Kreative weitergeleitet werden.

Verbreitung

Auch die Umwandlung in das passende Dateiformat, kann ein DAM-System automatisch übernehmen, ebenso wie die automatische Verteilung an die passenden Systeme wie Webshop, PIM oder CDN.

Archivierung und Aktualisierung 

Für eine einfache und fehlerfreie Prüfung von Inhalten, die regelmäßig aktualisiert werden, kann ein DAM alle historischen Versionen und Änderungen verfolgen. Sollten die Nutzungsrechte bspw. einer Bilddatei ablaufen, kann ein Workflow in Gang gesetzt werden, um teure Lizenzfehler zu vermeiden. Die zentrale Speicherung von Dateien und Anreicherung mit Metadaten macht diese schneller wieder auffindbar. Zudem wird Zeit und Geld gespart, da diese nicht neu kreiert oder neu gekauft werden müssen.

In jedem Stadion des Asset-Lifecycles gibt es also verschiedene Möglichkeiten, um den Workflow zu definieren und automatisieren. Solche im DAM-System eingerichteten Workflows helfen so dabei Fehlerquellen und die Arbeitslast bei gleichförmigen Abläufen zu verringern. So können Marketer und Kreative sich voll auf neue kreative Ideen konzentrieren.

Wie erstellt man einen DAM-Workflow?

Wie finde ich das passende DAM-System?

Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Wahl des passenden Digital Asset Management Systems:

Zum Artikel

Workflows benötigen immer einen Auslöser und klar definiert die darauffolgenden Aktionen. Dabei ist es wichtig, sich stets die Frage zu stellen, welchen Zweck der Workflow erfüllen soll. Wie soll das gewünscht Endergebnis aussehen? Wenn es darum geht, die Workflows technisch im DAM umzusetzen, sind meist die eigene IT-Abteilung und/oder die Entwickler des DAM-Systems miteingebunden. Es ist wichtig Workflows zu testen und zu überprüfen. Wenn Sie sich für ein DAM-System entschieden haben, sprechen Sie mit dessen Hersteller oder geschulten Integratoren. Diese unterstützen Sie bei der Erstellung passgenauer Workflows für Ihr Unternehmen.

Möchten auch Sie Ihre Workflows effizienter gestalten? Unser DAM-Experten-Team hilft Ihnen dabei.


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