Eine Unternehmensgruppe mit weltweitem Marketing braucht für ihre Bilder und Medien-Assets eine zentrale Datenbank. Bei der Deutschen Hospitality, die bis 2016 noch als Steigenberger Hotel Group firmierte, ist das nicht anders. Am Hauptsitz in Frankfurt ist das Digital Asset Management-System Cavok im Einsatz. Interne Marketingverantwortliche aus mehr als hundert Hotels auf drei Kontinenten greifen darauf ebenso zu wie Online-Reiseveranstalter, Buchungsportale und Journalisten.

Gesellschaft mit Tradition auf internationalem Wachstumskurs

Aus der Steigenberger Hotel Group wurde im Oktober 2016 die Deutsche Hospitality. Die Deutsche Hospitality vereint unter ihrem Dach vier einzigartige Welten: Die Steigenberger Hotels and Resorts stehen für Eleganz und vollendete Gastfreundschaft. „MAXXimize your stay" heißt es durch den Fokus auf das Wesentliche in den neuen MAXX by Steigenberger Hotels. Das zukunftsweisende Konzept Jaz in the City präsentiert sich jung, urban und nah am pulsierenden Leben der Stadt. Und die IntercityHotels liegen im Herzen der schönsten Städte mit bester Anbindung an Bahnhöfe und Airports.

Bilddatenbank auf drei Kontinenten

Als man sich bei der Unternehmensgruppe auf die Suche nach einer Bilddatenbank machte, geriet das moderne Digital Asset Management-System Cavok in den Blick. „Die Entscheidung für Cavok war bei uns dann schnell gefallen", erklärt Nicole Hennig, Manager Corporate Marketing in der Zentrale der Deutschen Hospitality in Frankfurt. Das DAM-System konnte so überzeugen, dass heute mehr als 100 Hotels der Gruppe auf drei Kontinenten darauf Zugriff haben. „Die knapp 1.000 User können dabei mehr als 15.000 Bilder aus unserer Datenbank nutzen", sagt Hennig.

Das flexible DAM-System Cavok

Interne wie externe Nutzer 

Die Bilddatenbank der Deutschen Hospitality wird nicht intern, sondern auch extern genutzt. „Mit der Bilddatenbank arbeiten wir im Marketing in der Zentrale, aber auch die Kollegen aus unseren Hotels überall auf der Welt greifen auf das Bildmaterial zu", erklärt Nicole Hennig, „ebenso wie unsere externen Agenturen und sogar Journalisten." Möglich wird diese Öffnung von Cavok nach außen durch ein sehr differenziertes Rechte- und Rollenkonzept, das die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten detailliert regelt. Auch bei internen Nutzern gibt es unterschiedliche Rechteniveaus. „Da sind die Administratoren; dann gibt es Kollegen mit Zugriff auf all unsere Geschäftsbereiche; jene, die beispielsweise nur auf die Steigenberger Hotels and Resorts zugreifen; oder die, bei denen es nur um Bildmaterial geht, das mit ihrem eigenen Haus zu tun hat", sagt Hennig. Für externe Nutzer wie etwa OTAs oder Fachjournalisten ist der Datenbankzugriff in der Regel nicht nur dem Umfang nach, sondern auch zeitlich begrenzt, meist auf ein Jahr. Die Rechte lassen sich auch so einschränken, dass sie nur für das Bildmaterial einer der vier Marken der Deutschen Hospitality gelten, für definierte Länder oder für bestimmte Regionen, wie etwa das Rhein-Main-Gebiet. Lädt sich ein Journalist für sein Medium dann die benötigten Bilder oder Logos herunter, sind sie auch gleich mit den entsprechenden Copyright-Hinweisen versehen.

Lokalisierte Werbemittelerstellung

Für die Deutsche Hospitality ist es eine zentrale Anforderung, dass die Hotels weltweit bei Bedarf ihre eigenen Flyer erstellen können. Darum ist in Frankfurt neben dem DAM-System auch ein zentrales Web-to-Print-System im Einsatz, mit dem Hotels weltweit saisonale Flyer auf Basis diverser Templates erstellen und lokalisieren. „Kollegen vor Ort können damit ihre Flyer anlegen, betexten und dafür auf die Bilder aus cavok zurückgreifen", erklärt Hennig. „Dabei werden beispielsweise auch die Farben gleich für den Druck angepasst – aus RGB wird dann automatisch CMYK.

Know-How für die Systemlandschaft

Upgrade auf die neue Version 4.1

„Eines der Highlights der neuen Version ist die bequeme Suchfunktion." In Cavok 4.1 lassen sich in Zukunft die Media-Assets auf Basis von Kategorien durchsuchen. Dadurch wird ein Suchvorgang so komfortabel wie in einem Onlineshop, in dem man einfach die gewünschte Farbe oder Größe angibt, damit nur die relevanten Produkte angezeigt werden. Für Nutzer mit unterschiedlichen Rollen lassen sich zudem individuelle Suchoberflächen mit spezifischen Suchkategorien erstellen.

Vom DAM-System zum CI-Portal

Derzeit baut die Deutsche Hospitality auch die Möglichkeiten, die Marketingmaterialien zu lokalisieren, weiter aus. Gerade für den Expansionskurs der Steigenberger Hotels and Resorts ist dies ein wichtiger Faktor. Während Templates im Web-to-Print-System bisher nur in bestimmten, definierten Bereichen anpassbar waren, wird es im DAM-System zukünftig Vorlagen geben, die umfassend adaptierbar sind. Sämtliche Standardmaterialien, die ein neues Steigenberger Hotel als Grundausstattung benötigt, werden dann als offene Adobe-InDesign-Vorlagen direkt in cavok verfügbar sein. Anders gesagt: Das DAM-System wird dann auch noch zum CI-Portal.