Die Beschäftigung mit dem Thema einer Bild- bzw. Medienverwaltung hatte beim Zahnärztlichen Fach-Verlag schon vor Jahren begonnen. Das System, das damals im Verlag erprobt wurde, konnte die Erwartungen allerdings nicht erfüllen. „Es war sehr kompliziert", berichtet Mario Elsner, der als Verantwortlicher für die Grafik beim ZFV heute auch für das Cavok-Projekt zuständig ist. „Als wir uns Mitte 2016 erneut auf die Suche nach einem DAM-System machten, gab es bei uns also keine lebende Bild- oder Produktdatenbank." Allerdings war es ein wichtiger Bestandteil der sogenannten „Strategie 2020" der Geschäftsleitung des ZFV, dass die diversen Teilunternehmen mit ihren unterschiedlichen Standorten zusammengeführt werden sollten, auch durch ein einheitliches Medienmanagement bzw. Desktop-Publishing. Den Anstoß, sich wegen dieser Anforderung näher mit cavok zu beschäftigen, gab das Systemhaus Kleinofen aus Düsseldorf. Kleinofen hat sich schon seit Jahrzehnten als IT-Dienstleister für mittelständische Unternehmen in der PrePress und Medienbranche an Rhein und Ruhr etabliert. Als Partner des cavok-Herstellers PEAK-14 aus Darmstadt waren die Spezialisten von Kleinofen natürlich bestens mit dem modernen DAM-System vertraut.

Im September 2016 gab es die erste Vorstellung von Cavok für den ZFV. „Bereits nach der ersten Präsentation hatten wir den Eindruck, Cavok passe viel besser als alles, was wir uns bislang angesehen hatten", berichtet Elsner. „Die Oberfläche war deutlich abgespeckt und nicht so überladen. Sie überfordert die Anwender nicht. Das System wirkte einfach spontan ansprechend, auch dadurch, wie Workflows damit umsetzbar waren." Eine Besonderheit beim Digital Asset Management mit cavok besteht darin, dass sich das System tief in andere Softwarelösungen wie beispielsweise Designprogramme, Webshops oder Content Management-Systeme integrieren lässt. Denn eine Stärke des Systems ist seine Architektur, die auf einem SOAP-Server (Simple Object Access Protocol) basiert. An diesen bewusst schlanken Kern schließt sich eine Schicht mit quelloffenen Modulen an. Dadurch erhält das System eine Anpassungs- und Integrationsfähigkeit, wie sie kaum eine andere DAM-Lösung bietet.