Metadaten sind das Herzstück jedes Digital Asset Management Systems. Doch was sind Metadaten genau? Welche Metadaten gibt es? Und warum sind Metadaten wichtig? Diese Fragen beantworten wir in diesem Artikel.
Metadaten sind strukturierte, zusätzliche Informationen zu den eigentlichen Daten. Einige Beispiel zu Metadaten können helfen den Begriff Metadaten besser zu verstehen. Zum Beispiel handelt es sich bei dem Inhalt eines Buchs um die eigentlichen Daten. Zusätzliche Informationen wie Autor, Verlag oder die ISBN sind die Metadaten zum Buch. Bei einem Kleidungstück können die Größe, Farbe oder Artikelnummer die Metadaten sein. Ein digitales Foto wird durch Aufnahmeort und -zeit oder den Fotografen mit zusätzlichen Informationen angereichert. Eine Musikdatei kann man hingegen mit Informationen über den Künstler, Titel oder das Genre näher beschreiben. Die klassische digitale Datei enthält standardmäßig Dateigröße, -name, -format sowie Erstellungs- und Änderungsdatum als zusätzliche Informationen. Auch bei Webseiten gibt es Metadaten, wie Keywords, Metatags oder Alternativ-Texte, als Beschreibung der genutzten Bilder. Metadaten kann es also in vielen unterschiedlichen Bereichen geben. Je nach dem um was für Formate es sich bei der "Ursprungs"-Datei handelt, sind die Metadaten daher sehr unterschiedlich.
Besonders im Online-Marketing und bei der Optimierung für Suchmaschinen sind Metadaten essenziell. Meta-Elemente wie Title oder Description beeinflussen das Ranking in den Suchergebnissen. Im Idealfall enthalten Title und Meta-Description das relevante Keyword, über das man gefunden werden möchte.
Metadaten helfen dabei die eigentlichen Daten zu kategorisieren und leichter auffindbar zu machen. Beim letzten Beispiel helfen die Metainformationen einer Website zum Beispiel die Seite für Google sichtbar zu machen, da sie deren Inhalt beschreiben. Mit Hilfe von Metadaten wird die Website über diese oder andere Suchmaschinen gefunden. Ein Buch lässt sich in der Bibliothek schneller finden, wenn Sie die ISBN oder den Namen des Autors zur Hand haben. Ein Foto vom letzten Produktshooting lässt sich leichter wiederfinden, wenn dieses die passenden Metadaten enthält. Hier kann ein Digital Asset Management (DAM) System ins Spiel kommen. DAM-Software hilft Unternehmen dabei sämtliche digitalen Inhalte zentral zu speichern. Vor allem Mediendateien wie Fotos, Grafiken, Videos, Musik- oder Textdateien lassen sich im DAM-System mit Hilfe der Metadaten einfacher verwalten.
Die automatisch generierten Metadaten wie die technischen EXIF-Metadaten an Bildern werden in einem besonderen Bereich direkt in der Datei angegeben. In einem Digital Asset Management System werden diese und weitere (individuelle) Metadaten direkt an der jeweiligen digitalen Datei (dem digital Asset) in der Datenbank gespeichert. Rechtegruppen im DAM-System sorgen dazu, dass Nutzern nur die Metadaten und Dateien angezeigt werden, die für sie relevant sind und für deren Ansicht sie berechtigt sind.
Standard-Metadaten wie der Dateiname, das Erstellungsdatum, die Dateigröße oder auch die Exif-Daten (mit Informationen zu Belichtung, Blende und Aufnahmeort eines Fotos) und IPTC- oder XMP-Daten können mit Hilfe des Betriebssystems ausgelesen werden. Bei macOS funktioniert das mit Rechtsklick auf das Bild > Informationen > Weitere Informationen. Bei Windows mit Rechtsklick auf das Bild > Eigenschaften > Details. Natürlich können diese Daten auch über Programme (wie z.B. Adobe Lightroom oder Bridge) oder einen Online-Dienst ausgelesen werden. Individuelle Metadaten mit denen eine Datei im DAM-System angereichert werden kann, können dementsprechend nur über das Digital Asset Management System angezeigt werden.
Gerade wenn man Fotos oder andere Dateien weitergeben möchte, kann es sinnvoll sein die automatisch hinzugefügten Metadaten zu ergänzen, bearbeiten oder aus Privatsphäre-Gründen zu entfernen. Das Bearbeiten oder Löschen von Metadaten funktioniert zum Beispiel mit vielen Bildbearbeitungsprogrammen (Lightroom etc.) recht einfach. Außerdem gibt es spezielle Programme zum Bearbeiten von Metadaten-Standards, einige sind auch kostenlos verfügbar. Auch in einem Digital Asset Management System können Metadaten bearbeitet oder gelöscht werden. Zusätzlich können Administratoren hier festlegen, welche Nutzer diese Aktionen durchführen dürfen.
Um Dateien mit Metainformationen zu versehen, können diese händisch hinzugefügt werden. Einfacher ist es jedoch, wenn diese automatisch hinzugefügt werden, zum Beispiel mit Hilfe des DAM-Systems. Das ist im DAM-System Cavok etwa mit der Stapelverarbeitung, Metadaten an Ordnern und Kategorien oder automatischen Workflows möglich. Werden Metadaten an Ordnern oder Kategorien hinterlegt, werden diese an alle sich darin befindenden Dateien vererbt. Ein automatischer Workflow kann zum Beispiel durch die Verknüpfung des PIM-Systems mit dem DAM-System geschehen. Durch die Angabe der Artikelnummer am Produktbild, werden die Produktdaten aus dem PIM-System in den Metadaten des DAM-Systems vervollständigt. Oder durch die Verknüpfung mit einer Keyword-Liste werden weitere Schlagwörter passend zum Bild automatisch ergänzt.
In diesem Beitrag wurden verschiedene Arten von Metadaten aufgezeigt, doch welche Metadaten benötigt man im Digital Asset Management? Das kommt wie eingangs beschrieben auf die Ursprungsdaten an – und was mit diesen geschehen soll. Nach welchen Metadaten möchten Sie und Ihre Kollegen suchen und filtern können? Während es für das eine Unternehmen wichtig ist, dass die Produkt-Informationen des auf dem Foto abgebildeten Produkts als Metadaten hinterlegt sind, ist es für das andere relevanter, an welchem Ort ein Bild aufgenommen wurde oder welchen Bearbeitungs- oder Freigabestatus die Datei hat. Jedes Unternehmen und jede Branche kann individuelle Metadaten benötigen – hier hilft eine gute Beratung eines DAM-Experten.