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Metadaten

2. Wie verwaltet man Dateien am effizientesten?

Wenn man in einer Werbe- und Marketingabteilung eines Unternehmens die Datenhaltung und die Arbeitsabläufe verbessern will, hört man oft, dass die Hierarchie von Ordnern und Dateien "völlig ausreicht". Solche Widerstände sind normal, denn früher haben auch Schreibmaschinen, Postkutschen und ein Weltbild mit der Erde in der Mitte des Universums "völlig ausgereicht".

Was die Firma Apple 1984 auf den Markt brachte - die grafische Benutzeroberfläche mit der Analogie von Ordnern und Dokumenten - ist nun schon über 30 Jahre alt und ist längst auf allen anderen Plattformen etabliert. Allerdings schleppen die Betriebssysteme damit auch ein noch viel älteres Konzept mit sich: die strikte Hierarchie von Verzeichnissen und Dateien, und die ist noch viel älter: sie geht zurück auf das Betriebssystem "Multics", dessen Entwicklung im Jahr 1965 begann. Das ist nicht unbedingt eine neue, taufrische Idee, sondern einer der ältesten Hüte der Computergeschichte. Damals dachten allenfalls Science Fiction-Autoren darüber nach, was man in Zukunft alles mit Computern anstellen könnte.

https://de.wikipedia.org/wiki/Multics

Diese strikte Hierarchie hat ihre Vorteile, aber eben nicht nur Vorteile. So ist es relativ leicht, sich eine Ordnerstruktur auszudenken, die eine hierarchische Ordnung logisch darstellt.     

Über die Produkte gibt es viel zu sagen, und das aus unterschiedlicher Sicht verschiedener Abteilungen:

Das Marketing betrachtet Preis, Zielgruppe, Ansprache, Aufmachung, Konkurrenz.

Für einen Konstrukteur besteht ein Produkt in der Regel vor allem aus technischen Merkmalen: Größe, Gewicht, Leistung. Den Industriedesigner interessieren Daten über Form, Farbe und Haptik des Materials. Den Kaufmann interessieren Ein- und Verkaufspreise und Rabatte. Der Produktmanager kennt einen Teil der Daten aus jedem dieser Bereiche, ebenso der Vertrieb und der Webshop-Verantwortliche.

Die schlechte Nachricht: alle diese Abteilungen geben identische Daten unabhängig voneinander in ihre Systeme ein - das ist redundante Datenerfassung, und sie kostet viel Zeit und Geld.

Hier kommt das Thema Produktdatenmanagement (PIM) in's Spiel: all diese Daten werden in einem System zusammengeführt und aktuell gehalten, um jeweils andere Systeme über Schnittstellen anzubinden. Daten z.B. über Produkte aus anderen Systemen übernehmen zu können statt sie doppelt und dreifach einzugeben ist eindeutig nützlich und eine der Stärken von cavok. Sie werden die Flexibilität unseres Systems für diesen Zweck zu schätzen wissen, denn Sie können cavok entweder mit einem PIM-System als zentraler Anlaufstelle für Produktdaten verbinden oder jeweils einzeln mit anderen Systemen im Unternehmen, je nachdem, was für Ihre Unternehmensziele sinnvoller ist.

cavok Metadaten

Metadaten sind ein viel flexibleres Konzept als eine rein hierarchische Verwaltung.

Ein modernes DAM-System basiert auf Metadaten in einer relationalen Datenbank. Einer oder vielen Dateien können beliebig viele Felder mit beliebigen Inhalten zugeordnet werden. Dies ermöglicht es, abseits von den Grenzen der hierarchischen Dateisysteme zu arbeiten. Bei vielen DAM-Systemen stoßen Sie in dieser Disziplin jedoch schnell an Grenzen, vor allem, wenn Sie nur den engen Rahmen der IPTC/XMP- Felder zur Verfügung haben. Eine der großen Stärken des Systems cavok besteht darin, dass sich jede noch so komplexe Metadatenstruktur darin abbilden lässt und Sie ausgefeilte Workflows zur manuellen oder automatischen Änderung von Metadaten einrichten können.

Dabei überschreiten wir mit cavok häufig Systemgrenzen: automatisch Metadaten aus anderen Systemen zu erhalten oder an sie zu übergeben statt sie mühselig und kostenintensiv an mehreren Orten zu pflegen ist sehr empfehlenswert und mit überschaubarem Einrichtungsaufwand möglich.

Mögliche Szenarien:

  • Über die Artikelnummer als Bildnamen werden automatisch Name, Größe, Gewicht etc. aus einem ERP- oder PIM-System abgefragt.

  • Ein CMS oder Shopsystem fragt automatisch Bilder in einer passenden Größe für die Darstellung der Produkte aus cavok ab.

  • Beim Eintragen von Stichworten zu Assets wird automatisch ein Fach-Wörterbuch abgefragt, das die Übersetzungen der Begriffe in mehreren Sprachen liefert und einträgt.     

Es ist sehr leicht, Dateien und Ordner zu benennen, aber leider können nur rein hierarchische Zusammenhänge abgebildet werden. Wo im obenstehenden Diagramm würden Sie ein Bild von Albert Einstein ablegen? In ein Verzeichnis mit dem Namen seines Geburtsorts (Ulm, 1879)? Ist er nicht auch ein Kind anderer Städte, z.B. München (1880), Pavia (1895), Aarau (1896), Zürich (1896), Winterthur (1900), Bern (1902), Zürich (1909), Prag (1911), Zürich (1912), Berlin (1913) oder Princeton (1932)? Und ist sein Werk nicht für das ganze Universum gültig?

Und damit wäre über das Bild noch nicht sehr viel gesagt. Ein paar weitere Informationen kann man noch im Dateinamen unterbringen, aber leider gibt es für die Benennung von Ordnern und Dateien auf Betriebssystemebene keine richtigen Regeln. In unserem Beispiel könnten Sie statt "Europa" auch "Apfelkuchen" schreiben, und dem Betriebssystem wäre es egal.

Für alles weitere benötigt man die Suchfunktion oder, als Krücke, "Verknüpfungen" und "Aliase", also Pseudodateien in Verzeichnissen, die auf Dateien in anderen Verzeichnissen hinweisen.

Jede Datenbank kann das besser, aber weder Windows noch MacOS noch Linux "denken" wie eine moderne Datenbank, sondern immer noch so wie die Urgroßeltern des ersten MS-DOS PCs.

Um dieses Problem zu lösen, wurden DAM-Systeme entwickelt, und um die meisten Probleme zu lösen, ist cavok eine hervorragende Hilfe.

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