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Datentransport

3. Wie transportieren Sie Daten?  

Früher war alles besser. Damals beschwerte sich kein Mailprogramm, wenn man eine zu große Datei anhängen wollte. Stattdessen verlangte die Post Nachporto. Damals las nicht jeder jede EMail mit, und man musste nur bei Postkarten davon ausgehen, dass es ein Sicherheitsleck gab. Damals konnte nicht ein unzufriedender Mitarbeiter bequem vom Arbeitsplatz Konstruktionszeichnungen zur Konkurrenz schicken, dafür dauerte die Konstruktion ewig, und der Transport von Zeichnungen in einer Papprolle zur Produktionsstätte war auch nicht einfach. Früher waren die Probleme eigentlich nur anders.  Wie transportiert man nun heutzutage Daten? Sehen wir uns die beliebtesten Methoden an und werfen einen Blick auf die Verbesserungen, die cavok bietet.

Der Datentransport mit dem cavok DAM-System ist sicher und auch für sehr große Datenmengen geeignet.

Dieses Verfahren ist bekanntlich unsicher, denn Emails sind das Pendant zu einer Postkarte. DIe maximale Größe der Anhänge ist begrenzt. Jeder Anhang ist eine Kopie - eine Dublette. Es gibt in normalen Arbeitsumgebungen nur wenige gesteuerte Abläufe, kaum Übersicht über die Vorgänge. Emails sind gut zur Benachrichtigung, aber nicht zur Organisation.     

Kennen Sie Andrew Lewis? Ihm wird der Satz zugeschrieben „If you are not paying for it, you’re not the customer; you’re the product being sold.“ ("Wenn Du für etwas nicht bezahlst, dann bist Du nicht der Kunde, sondern die Ware, die verkauft wird.") Daten sind eben etwas wert.  Dateien auf die Plattform eines Providers wie Dropbox, Google Drive oder Wetransfer heraufzuladen und den Empfänger zu benachrichtigen, dass dort etwas für ihn liegt, das funktioniert - aber sicher ist es auch nicht, denn weder sind die Up- und Downloads nach allen Regeln der Kunst gesichert, noch ist sichergestellt, dass die Daten sicher und verschlüsselt abgelegt werden. Auch der Versand über solche Portale ist nicht in gesteuerte Prozesse eingebunden, eine Übersicht ist nur schwer zu erlangen. Und auch die Online-Kopien auf dem Dienstleisterportal sind unnötige Dubletten.     

Mit cavok benötigen Sie keine externen Dienstleister zum Datentransport, Ihre Daten liegen sicher, und Emails dienen nur zur Benachrichtigung.  Es beginnt damit, dass Sie einem externen Fotografen einen Upload-Link geben: nur mit diesem Link kann er temporär Dateien heraufladen. Sie können also sehr genau bestimmen, wann wer Ihnen Dateien sendet und wie lange er das darf. Umgekehrt können Sie einem externen Adressaten auch einen Downloadlink senden. Nur mit diesem darf er dann die von Ihnen bestimmten Dateien sehen und herunterladen. Neu und noch eleganter sind die Möglichkeiten mit dem Modul cavokWork: Sie können einem internen oder externen Benutzer Dateien zur Verfügung stellen, die er aus dem Browser heraus öffnet: die Dateien werden temporär auf seinen lokalen Rechner kopiert, mit dem passenden Programm geöffnet und nach der Bearbeitung automatisch wieder heraufgeladen, wo sie entweder das Original überschreiben oder eine neue Version erzeugen. Schneller, einfacher und sicherer geht es kaum.  Sowohl Uploads als auch Downloads werden natürlich genau protokolliert. Diese Funktionen können Sie als Bestandteil umfassender Workflows benutzen, mit denen Sie die Abläufe steuern.