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Datenhaltung

1. Wo liegen die Daten und wie oft? Über redundante Datenhaltung.

Redundanz ist richtig, und zwar dort, wo sie kontrolliert eingesetzt wird, um Systeme abzusichern: das doppelte Netzteil im Server, die zusätzliche RAID-Festplatte, die doppelte unterbrechungsfreie Stromversorgung.

Redundanz kann aber auch grundfalsch sein nämlich dann, wenn Arbeitszeit verbraucht wird, um mehrfach dasselbe zu tun.

Mit dem cavok DAM-System vermeiden Sie unnötige Dubletten.

Varianten sind gut. Dubletten sind doof. 

Immer, wenn Sie an jemanden eine Kopie einer Datei senden oder ein anderes Format, eine andere Größe davon erzeugen, dann erzeugen Sie, nunja, eine Kopie.

Dabei unterscheiden wir zwischen wünschenswerten Varianten und unnützen, belastenden Dubletten:

  • Wenn Sie eine Datei an eine Email anhängen, dann ist das eine Dublette. Sie existiert auf Ihrem Server, auf Ihrem Mailserver, auf dem Mailserver des Empfängers und dann noch einmal dort, wohin er sie abspeichert - also vier mal. Wenn der Empfänger die Datei bearbeitet und zurücksendet existiert die geänderte Fassung ebenfalls vier mal. Je öfter man Dateien per Email sendet umso mehr Nachkommen haben sie. Der Nutzen der Abkömmlinge ist dabei sehr begrenzt, in der Regel liegt er bei Null. Sie benötigen die Datei nur zwei mal: unbearbeitet und bearbeitet, als zwei Versionen. Jedes weitere Vorkommen der Datei kann verwirren und unnötige Arbeit nach sich ziehen.

  • Immer wenn ein Grafiker eine Datei vom Server auf seiner Festplatte lokal speichert, um sie in ein Layout einzubinden, dann erzeugt er eine Dublette.

  • Wenn Sie über Dropbox, Wetransfer oder einen anderen Dienstleister Daten übertragen, dann haben Sie eine Datei, eine liegt beim Dienstleister und eine beim Empfänger - mindestens.

  • Wenn Sie die Bilder Ihrer 1.000 Produkte auf die drei Größen umrechnen, die in Ihrem Webshop benötigt werden, dann haben Sie 4.000 Dateien, plus viele weitere für den gedruckten Katalog, für Handelsplattformen und vieles mehr.

  • Vergessen wir nicht die vielen, kleinen "privaten Datenbanken" mit völlig unkontrollierten Dubletten, sprich die lokalen Festplatten von Mitarbeitern, die USB-Festplatte, die sich die eine oder andere Abteilung gerne einmal anschafft, die USB-Sticks, CDs, DVDs etc.     

cavok Retusche1

Alle Dubletten haben mehrere unangenehme Eigenschaften gemeinsam:

  1. Sie entziehen sich jeder Kontrolle, was insbesondere bei vertraulichen Daten Folgen haben kann.

  2. Mitarbeiter verwenden Zeit darauf, um herauszufinden, welche Version die richtige ist, sprich: in welcher Präsentation und in welchem Datenblatt stehen denn nun die korrekten technischen Daten?

  3. Es gibt keinen Zusammenhang zwischen den Dateien, jede steht für sich, ohne dass zweifelsfrei geklärt werden kann, welche Datei von welcher anderen abstammt.

  4. Die IT-Ressourcen werden unnötig belastet.     

Was machen wir mit cavok anders?

Mit cavok können Sie die Anzahl an Dubletten drastisch reduzieren. Insbesondere, wenn Sie cavok mit Ihrem Webshop und anderen Systemen verbinden, Ihre Werbemittelproduktion mithilfe von cavok durchführen und externe Dienstleister anbinden können Sie viel Zeit, Geld und Nerven sparen. Beispiele:

  • Mit cavok erzeugen Sie die vom Webshop benötigten Bildvarianten automatisch "on the fly". Die Bilder sind in cavok, der Webshop schleust sie bis auf den Bildschirm des Endkunden.

  • Grafiker - ihre eigenen oder die Ihrer Werbeagentur - arbeiten mit niedriger aufgelösten Referenzen von Bildern direkt aus cavok. Auch die Layouts, Grafiken etc. sind in cavok, lokale, manuell verwaltete Dateien gibt es nicht mehr, denn wir haben Adobe InDesign und andere Systeme direkt angebunden.

  • Inhaltsgleiche Dateien können durch cavok automatisch gefunden werden, also auch dann, wenn sie umbenannt wurden.

  • Wird manuell oder automatisch eine neue Version einer Datei erzeugt sind die alte und neue Version miteinander verknüpft.