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1. Der Zugang zu cavok

Das cavok DAM-System ist fit für die DSGVO.

Die DSGVO gilt für alle Systeme – also auch für die, mit denen Marketing- und Werbeabteilungen ihre Mediendateien verwalten, denn externe Mitarbeiter, Agenturen, Dienstleister und natürlich auch Kunden können auf ihre Rechte bestehen.

Da es zu den Besonderheiten von cavok gehört, dass interne und externe Mitarbeiter unternehmensübergreifend arbeiten können, hat PEAK-14 mit der Version cavok 4.1 neue Funktionen eingeführt, um alle Forderungen der DSGVO zu erfüllen.
Dabei wird das Prinzip der „Privacy by Design“ zugrunde gelegt und auf eine einfache, leicht verständliche und nachvollziehbare Bedienung wert gelegt.

Beispielsweise muss ein Anwender beim Anfordern eines Accounts seine Zustimmung zur Speicherung der persönlichen Daten geben.

Dazu gibt es, ebenso wie auf der Startseite, einen Hinweis auf die Datenschutzrichtlinien als Link. Außerdem kann ein Anwender nun in den Benutzereinstellungen seinen eigenen Account selbst löschen.

Account anfordern überarbeitet

Der Account-Anfordern-Prozess wurde überarbeitet und ist nun vollständig konfigurierbar - einschliesslich der Templates für die beim Account-anfordern versendeten Emails.

 


 

2. Metadaten

Das neue cavok Metadaten-Multiversum

Ohne Metadaten geht in der Verwaltung von Mediendateien nichts. Stichworte, Autorenangaben und Copyrightinformationen sind jedem geläufig, der in Marketing und Werbung tätig ist. Leider waren die Systeme, in denen mit Metadaten umgegangen werden mußte, bisher beschränkt, das hatte umständliche Arbeitsweisen und Fehler zur Folge.

Mit dem neuen cavok 4.1 können Sie nun auch Paralleluniversen in anderen Abteilungen einbinden: die Konstruktion interessiert sich für technische Daten, das Marketing für das Design, die Webshop-Verantwortlichen für Preise und Lieferbarkeit. Mit cavok zeigen sie jedem nur die Metadaten, die ihn interessieren und nicht die, die ihn nichts angehen.

Einer unserer Mitbewerber wirbt seit 2013 mit „adaptiven Metadaten“. Dahinter steckt die Möglichkeit, manuell und statisch unterschiedliche Metadatenfelder für verschiedene Dateitypen zu zeigen. Vier Jahre sind in der Softwarebranche eine lange Zeit. Daher ist es Zeit für etwas völlig Neues. In cavok können Sie nun sehr einfach und ohne Programmierarbeit oder Scripting Dinge tun, die kein anderes uns bekanntes DAM-System kann. Ein bestimmtes Metadatenfeld soll nur gezeigt werden oder nur dann beschreibbar sein, wenn die Datei eine andere – völlig beliebige – Eigenschaft hat? Das ist jetzt kein Problem mehr.

Hier ein paar praktische Beispiele:

  • Das Feld „Status“ darf von einer Gruppe Benutzer nur dann verändert werden, wenn das Feld „Freigabe“ noch nicht gesetzt wurde.
  • Ein Feld mit einer Liste von Bildlieferanten wird nur gezeigt, wenn es sich bei der Datei um ein Bildformat handelt. Bei Videos taucht eine andere Liste auf.

Die Einrichtung erfolgt sehr einfach, und es gibt keine Beschränkungen: jede Eigenschaft und der Inhalt jedes Metadatenfelds einer Datei kann zur Steuerung verwendet werden.

Wir wüßten nicht, welchen Anwendungsfall man nun in cavok nicht ganz einfach abbilden könnte.

Einige Beispiele:

a) Hier wird das Feld „Firma“ nur dann angezeigt, wenn es sich bei der Datei um ein PDF handelt:

b) Hier wurde ein Filter definiert, der das Feld „Bearbeitungsstatus“ nur dann sichtbar zeigt, wenn die Datei für die Produktion freigegeben ist, und nur dann beschreiben läßt, wenn die Datei auch ein Bild ist:

Benutzer- und Gruppenname als Filterkriterium

Die Filter wurden so erweitert, dass nun auch der Benutzername als Filterkriterium eingesetzt werden kann. Damit können Workflows eingerichtet werden, die z. B. einem Benutzer nur Daten anzeigen, die von ihm selbst hochgeladen wurden.

Es ist dabei auch möglich Multiselect-Felder in den Filter einzubinden.

Metadaten-Icons in allen Darstellungsformen

Zur cavok-Oberfläche gehören auch die beliebten Metadaten-Icons, mit denen Sie auf einen Blick die Eigenschaften von Dateien erkennen können, die Ihnen wichtig sind. Beliebt ist z.B. die Darstellung eines abgelaufenen Copyrights, des Farbraums oder eines Autors über frei bestimmbare Icons, . Bisher konnten Sie diese praktischen Helfer nur in der Kachelansicht verwenden. Nun tauchen sie überall auf, auch in Listenansichten und in Kollektionen, in diesem Beispiel zeigen wir ganz einfach die Wertung:

Die Einstellung erfolgt in der Administration unter „Ansichten & Rechte“:

Upload mit Metadaten-Feldern

Für Uploadlinks kann nun voreingestellt werden, dass beim Upload bestimmte Metadatenfelder ausgefüllt werden müssen.

Der Empfänger sieht das gewohnte Bild...

Sobald er Dateien auf das Fenster zieht, erscheint der Dialog mit den (Pflicht-) Feldern:

Die Grundeinstellung erfolgt im AdminClient unter Ansichten & Rechte:

Hinweis bei fehlenden Geodaten

Bei noch nicht gesetzten Geodaten erscheint ein eindeutiger Hinweis.

 


 

3. Duplikats- und Ähnlichkeitserkennung (auf Basis der pixolution-Technologie)

Dies ist in mehrfacher Hinsicht ein Novum in cavok.

cavok 4.1 kann Ihnen helfen, identische oder ähnliche Dateien zu finden.

Die Ergebnisse sind überzeugend und absolut praxistauglich – retuschierte Bilder vom selben Motiv oder in anderen Auflösungen werden zuverlässig gefunden, aber auch z.B. Bilder vom selben Motiv aus anderen Perspektiven.

Oder auch Bilder von anderen Motorrädern in anderen Farben aus anderen Perspektiven:

Dafür müssen Sie nichts weiter tun: cavok erkennt völlig selbständig Bildinhalte und -ähnlichkeiten.

Und damit sich auf Ihrem Server möglichst wenig Dubletten und Varianten von Dateien entstehen, kann cavok Dubletten vermeiden.

Dazu gibt es eine Lizenzoption für die Ähnlichkeitssuche. Für Bestandskunden, die schon vor Version 4.1 mit cavok gearbeitet haben, können wir nun einstellen, ob sie die neuen Features auf Basis der pixolution-Technologie verwenden können; dazu ist eine Nachlizenzierung notwendig.

 


 

4. Die Benutzeroberfläche

Erweiterte Sortierung

Die Sortierung wurde ebenfalls erweitert. Nun kann auch nach Markierungen von Select- Multiselect- und hierarchischen Feldern sortiert werden.

Die Optionen des Quicksearch-Menus sind nun konfigurierbar

Über den AdminClient kann nun z.B. der Operator zur Verknüpfung (UND, ODER, KEINE) der einzelnen Suchbegriff für eine Benutzergruppe fest eingestellt werden und der Button in der Oberfläche ausgeblendet werden.

Ebenso kann der Suchbereich fest auf alle angezeigten Felder im AdminClient eingestellt und das Auswahlmenü in der Oberfläche ausgeblendet werden. Diese beiden Optionen führen zu einer deutlichen Verschlankung der Oberfläche und verhindern Verunsicherung beim Anwender.

So sieht es aus, wenn der Operator ausgeblendet wird:

Suchbereiche

Mit Suchbereichen können Anwender nun einstellen, dass Dateien nur einer vordefinierten Dateimenge gesucht werden – zum Beispiel nur bereits freigegebene Dateien.

Das funktioniert mit bis zu drei Metadatenfeldern vom Typ Auswahl. In diesem Beispiel kann die Suche gezielt nach Wertung, Warengruppe und Region eingeschränkt werden.

Die Einstellung erfolgt im AdminClient unter Ansichten & Rechte:

Erweiterung zum Suchen und Finden in Kategorien.

Über die Suche kann ein Suchbegriff eingegeben werden und über Checkboxen an den Kategorien werden die zu durchsuchenden Kategorien selektiert. Assets aus mehreren Kategorien können angezeigt und gesucht werden.

Das Suchen von Dateien war in cavok schon immer „so einfach wie bei Google“, aber auch das läßt sich verbessern. Mit cavok 4.1 haben Sie eine neue, kombinierte Suche und Navigation in einem: Sie können wie gewohnt suchen und/oder mehrere Kategorien oder Subkategorien anklicken und erhalten entsprechende Ergebnisse. Das ist derart einfach, dass ein Beispiel alles sagt.

In diesem Beispiel wurde nach einer Basilika gesucht, außerdem nach dem Baustil „Romanisch“, außerdem nach einer Kombination zweier verwendeter Baumaterialien:

Für Anwender, die so einfach und geführt wie möglich auf den Datenbestand zugreifen sollen, ist dieses neue Feature wie gemacht.

Die Suche in den Kategorien kann jetzt detaillierter eingestellt werden.

Die Einstellung erfolgt über den adminClient:

Erweiterung der Anzeige von Kollektionen

Wenn Sie Dateien in eine Kollektion bewegen, sind die Meldungen umfangreicher als bisher. Der Name der Kollektion ist immer enthalten, und bei Fehlermeldungen in der Nachrichtenzentrale wird zusätzlich zum Kollektionsname auch der Name der Assets angegeben.

Erweiterung der Detailansicht zur Bearbeitung mit Icons

Es können nun auch die Metadaten in der Detailansicht mittels Icon bearbeitet werden.

Copy and Paste für Eingabefelder

Bisher fehlte für viele Eingabefelder (v.a. Metadatenfelder) die Möglichkeit, Daten per Copy and Paste zu bearbeiten.
Dies wurde korrigiert.

Erweiterung der Aktionen für den Mediashare- und Kategoriebaum

Im MediaShare- und Kategoriebereich ist es nun möglich eine bereits aufgeklappte Hierarchie mit einem Klick wieder zusammenzuklappen.

Der Sprache angepasster Dezimaltrenner

Die in der jeweiligen Sprache verwendeten Dezimaltrennerzeichen (Punkt bzw. Komma) werden automatisch verwendet, also z.B. 100,00 (D) bzw. 100.00 (USA).

Galerie-Ansicht als Standard

Die Galerie-Ansicht kann nun auch als einziges und/oder als default-Template beim versenden von Kollektionen verwendet werden.

Druckvorschau in Wunschreihenfolge

Die für eine Druckvorschau ausgewählten Elemente werden nun in der Reihenfolge der ausgewählten Sortierung angezeigt.

Mehr Metadatenfelder direkt bearbeiten

Sie können nun in der Thumbnail-Ansicht weitere Metadatenfeldtypen direkt editieren, z.B. Auswahlfelder:

Sogar Datumsfelder sind jetzt möglich:

Vereinfachte Darstellung langer Wertelisten

Um die Darstellung von eigenen Metadaten bei langen Listen von Werten zu vereinfachen, können Mehrfachauswahlfelder nun automatisch zusammenklappen:

Zusammengeklappt werden dann die Werte kompakt gezeigt:

 


 

5. Performance

Mit der Version 4.1 werden Suchen in cavok deutlich schneller. Dies wirkt sich insbesondere aus, wenn „über alles“ und in großen Datenbeständen gesucht wird.

 


 

6. Technisches

Überprüfung auf Javascript

Es wird nun auch überprüft, ob der Anwender das zum Verwenden von cavok notwendige JavaScript in seinem Browser aktiviert hat.

Die Umgebungsprüfung beim Aufruf der Anwendung wurde erweitert.

Es wird nun auch überprüft, ob der Anwender das zum ausführen der cavok-Anwendung notwendige JavaScript in seinem Browser aktiviert hat.

Ebenfalls überprüft wird der zur Verfügung stehende Festplattenplatz des WebServers.

Nachrichten mit Datum

Die Nachrichten können nun gezielt nur für einen definierten Zeitraum angezeigt werden.
Dazu kann im AdminClient ein Start- und End-Datum angegeben werden.

Privilegierte User

Um garantieren zu können, dass sich über die Soap-Schnittstelle verbundene Fremdsysteme verbinden können, besteht in der Benutzerverwaltung die Option „Privilegierte Benutzer“. Ist diese Option gesetzt, wird eine (Concurrent User) Lizenz freigehalten. Somit reduziert sich die Anzahl der „normalen“ User, die sich gleichzeitig Anmelden können, um die Anzahl der als privilegiert markierten User.

Für API-Benutzer, die die SOAP-Schnittstelle verwenden

Für diejenigen, die cavok integrieren wollen, haben wir die SOAP-Schnitsttelle erweitert.

1. Erweiterung der getTreeRelationList um den Parameter page.
Mit der Erweiterung von getTreeRelationList um den Parameter page können die Relationen für einzelne Seiten geholt werden.
Mit page = 0 oder ggf. ohne Parameter werden weiterhin alle Relationen des jeweiligen Assets geholt.

 


 

7. Know-how

Schulungsvideos

Jede cavok 4.1 Installation wird nun mit Schulungsvideos ausgeliefert. Sie richten sich an normale Anwender, um die Grundlagen der Bedienung zu erklären. In naher Zukunft werden wir weitere Videos zur Verfügung stellen.